Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、カオナビに特定のメンバーの顔写真をアップロードする

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

カオナビ

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

従業員からメールで送られてくる顔写真を、都度手作業でカオナビにアップロードする業務に手間を感じてはいないでしょうか。この一連の作業は、対象者の確認やファイル管理など、手作業が多いとミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、カオナビへの顔写真アップロードを自動化できるため、担当者の負担を減らし、より正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受け取った顔写真データを、手作業でカオナビにアップロードしている人事担当者の方
カオナビの顔写真アップロード作業を効率化し、他のコア業務に集中したいと考えている方
従業員情報の管理において、手作業による抜け漏れや設定ミスを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのメール受信をトリガーに、カオナビへの顔写真登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるファイルの取り違えや、対象者の指定ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとカオナビをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文などから社員番号を抽出します。
最後に、オペレーションでカオナビの「特定のメンバーの顔写真をアップロードする」アクションを設定し、抽出した情報とメールの添付ファイルを用いて顔写真を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメールの件名や本文などを変数として利用し、社員番号など抽出したい項目を任意に設定できます。
カオナビへのアップロード設定では、前段のAI機能で抽出した情報（社員番号）を変数として用いて、顔写真を登録する対象メンバーを動的に指定することが可能です。

■注意事項

Gmail、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomとの連携方法はカオナビのマイアプリ登録方法をご参照ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

このテンプレートを試してみる

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使用しているアプリについて

カオナビ

YoomではカオナビのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。新入社員が入社した際にカオナビに従業員情報を自動的に登録したり、部署異動の際に従業員情報を自動で更新できます。また、Yoomのデータベースにカオナビの従業員情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。