■概要
従業員からメールで送られてくる顔写真を、都度手作業でカオナビにアップロードする業務に手間を感じてはいないでしょうか。この一連の作業は、対象者の確認やファイル管理など、手作業が多いとミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、カオナビへの顔写真アップロードを自動化できるため、担当者の負担を減らし、より正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った顔写真データを、手作業でカオナビにアップロードしている人事担当者の方
- カオナビの顔写真アップロード作業を効率化し、他のコア業務に集中したいと考えている方
- 従業員情報の管理において、手作業による抜け漏れや設定ミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに、カオナビへの顔写真登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの取り違えや、対象者の指定ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとカオナビをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文などから社員番号を抽出します。
- 最後に、オペレーションでカオナビの「特定のメンバーの顔写真をアップロードする」アクションを設定し、抽出した情報とメールの添付ファイルを用いて顔写真を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメールの件名や本文などを変数として利用し、社員番号など抽出したい項目を任意に設定できます。
- カオナビへのアップロード設定では、前段のAI機能で抽出した情報（社員番号）を変数として用いて、顔写真を登録する対象メンバーを動的に指定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Yoomとの連携方法はカオナビのマイアプリ登録方法をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
