■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存していませんか？
この定型的な作業は時間を要するだけでなく、保存忘れや保存先のミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、GmailとGoogle Driveを連携させ、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でアップロードできます。手作業によるファイル管理の手間を省き、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルの管理に、手間や時間を取られている方
- Google Driveをファイルストレージとして利用しており、手動でのアップロードを自動化したいと考えている方
- ファイル保存のし忘れや共有漏れといったミスを防ぎ、業務の信頼性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると添付ファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのファイル保存にかかっていた時間を短縮できます
- 手動での保存作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがあるかどうかで後続の処理を分岐させます
- 最後に、添付ファイルがある場合にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、指定したフォルダにファイルを保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定することが可能です
- 分岐機能では、トリガーで取得した添付ファイルの有無といった情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダやファイル名を、受信したメールの件名や日付などの情報を用いて動的に設定できます
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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