「HRMOSにアップロードされた障がい者手帳の情報を、都度手動でダウンロードして管理するのは大変…」
「従業員が増えるたびに、手作業でのファイル管理に時間がかかり、他の業務を圧迫している…」
このように、HRMOSを用いた障がい者手帳情報の管理に関する手作業に、課題を感じていませんか？
もし、HRMOSから障がい者手帳のファイル情報を自動で取得し、指定のフォルダに格納できる仕組みがあれば、これらの煩雑な手作業から解放され、より戦略的な人事業務に集中する時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSから障がい者手帳のファイルを取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HRMOSから障がい者手帳のファイルを取得して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
HRMOSに登録された社員の障がい者手帳の情報を管理する際、必要な都度ファイルを手動で取得し、別のストレージに格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員情報ページからワンクリックで障がい者手帳のファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できるため、手作業による手間やリスクを減らし、安全な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSを利用し、社員の障がい者手帳の情報を管理している人事・労務担当者の方
- 手動でのファイル取得や保管作業に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 重要な個人情報の取り扱いにおけるヒューマンエラーのリスクを低減したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSから手動でファイルを取得し格納する手間がなくなるため、定型業務に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるファイルのダウンロードやアップロードミスを防ぎ、障がい者手帳のような重要な個人情報の取り扱いにおけるヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHRMOSの「社員の障がい者情報を取得」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでHRMOSの「社員の障がい者手帳のファイルを取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得したファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSのトリガー設定では、ワークフローを起動する対象となる社員詳細ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、ファイルの格納先となるフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
HRMOSから障がい者手帳ファイルを取得し、Google Driveに格納するフローを作ってみよう
それではここから、HRMOSから障がい者手帳のファイルを取得して、Google Driveに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HRMOSとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Chrome拡張トリガーの設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HRMOSから障がい者手帳のファイルを取得して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
HRMOSに登録された社員の障がい者手帳の情報を管理する際、必要な都度ファイルを手動で取得し、別のストレージに格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員情報ページからワンクリックで障がい者手帳のファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できるため、手作業による手間やリスクを減らし、安全な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSを利用し、社員の障がい者手帳の情報を管理している人事・労務担当者の方
- 手動でのファイル取得や保管作業に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 重要な個人情報の取り扱いにおけるヒューマンエラーのリスクを低減したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSから手動でファイルを取得し格納する手間がなくなるため、定型業務に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるファイルのダウンロードやアップロードミスを防ぎ、障がい者手帳のような重要な個人情報の取り扱いにおけるヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHRMOSの「社員の障がい者情報を取得」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでHRMOSの「社員の障がい者手帳のファイルを取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得したファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSのトリガー設定では、ワークフローを起動する対象となる社員詳細ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、ファイルの格納先となるフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
ステップ1：HRMOSとGoogle Driveのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下ページをご参照ください。
Google Driveのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGoogle Driveを検索し、クリックします。
連携画面に移動するので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携させるアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
アクセス許可画面が表示されるので、確認し「続行」をクリックしましょう。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
HRMOSから障がい者手帳のファイルを取得して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
HRMOSに登録された社員の障がい者手帳の情報を管理する際、必要な都度ファイルを手動で取得し、別のストレージに格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員情報ページからワンクリックで障がい者手帳のファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できるため、手作業による手間やリスクを減らし、安全な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSを利用し、社員の障がい者手帳の情報を管理している人事・労務担当者の方
- 手動でのファイル取得や保管作業に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 重要な個人情報の取り扱いにおけるヒューマンエラーのリスクを低減したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSから手動でファイルを取得し格納する手間がなくなるため、定型業務に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるファイルのダウンロードやアップロードミスを防ぎ、障がい者手帳のような重要な個人情報の取り扱いにおけるヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHRMOSの「社員の障がい者情報を取得」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでHRMOSの「社員の障がい者手帳のファイルを取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得したファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSのトリガー設定では、ワークフローを起動する対象となる社員詳細ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、ファイルの格納先となるフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ステップ3：Chrome拡張トリガーの設定
Chrome拡張機能を活用してトリガーを設定していきます。
Chrome拡張を利用すれば、YoomにアクセスせずにHRMOSの画面からフローボットを起動することが可能です。
まずは、以下の赤枠箇所をクリックしてください。
画面が移行するので、「Chromeに追加」をクリックしましょう。
次に、「拡張機能を追加」をクリックしたら設定完了です。
それではフローボットの設定を進めていきましょう。
テンプレートの「社員詳細ページから起動」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「起動ページのURLサンプル」に、テストを実施する社員詳細ページのURLを入力しましょう。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
