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「HRMOSにアップロードされた障がい者手帳の情報を、都度手動でダウンロードして管理するのは大変…」
「従業員が増えるたびに、手作業でのファイル管理に時間がかかり、他の業務を圧迫している…」
このように、HRMOSを用いた障がい者手帳情報の管理に関する手作業に、課題を感じていませんか？
もし、HRMOSから障がい者手帳のファイル情報を自動で取得し、指定のフォルダに格納できる仕組みがあれば、これらの煩雑な手作業から解放され、より戦略的な人事業務に集中する時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHRMOSから障がい者手帳のファイルを取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、HRMOSから障がい者手帳のファイルを取得して、Google Driveに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下ページをご参照ください。
Google Driveのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGoogle Driveを検索し、クリックします。
連携画面に移動するので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携させるアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
アクセス許可画面が表示されるので、確認し「続行」をクリックしましょう。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、連携完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
Chrome拡張機能を活用してトリガーを設定していきます。
Chrome拡張を利用すれば、YoomにアクセスせずにHRMOSの画面からフローボットを起動することが可能です。
まずは、以下の赤枠箇所をクリックしてください。
画面が移行するので、「Chromeに追加」をクリックしましょう。
次に、「拡張機能を追加」をクリックしたら設定完了です。
それではフローボットの設定を進めていきましょう。
テンプレートの「社員詳細ページから起動」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「起動ページのURLサンプル」に、テストを実施する社員詳細ページのURLを入力しましょう。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
取得した社員IDを基に、障がい者情報を取得する設定を行います。
「社員の障がい者情報を取得」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
再度、Yoomと連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「社員ID」は、取得した値を引用し設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、該当社員の障がい者情報を取得できます。
内容を確認し「完了」を押してください。
取得した値を基に、障がい者手帳ファイルの取得設定を行います。
「社員の障がい者手帳のファイルを取得」を、クリックしましょう。
再度、Yoomと連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしてください。
「社員ID」は、前ステップ同様に取得した値を引用し設定しましょう。
「ファイルID」は、『社員の障がい者情報を取得』アクションで取得したファイルIDを、取得した値から設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、ファイル情報を取得できます。
確認し「完了」を押してください。
「ファイルをアップロードする」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle Driveのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「格納先のフォルダID」は、候補から設定してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ファイル名」は、任意の内容で入力できます。
固定値と変数(取得した値)を組み合わせて自由に作成してみましょう。
「ファイルの添付方法」：取得した値を使用
「ファイル」：障がい者手帳ファイル
になっていることを確認し、「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にファイルが格納されるので、Google Driveを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、HRMOSから障がい者手帳のファイルを取得して、Google Driveに自動で格納するフローの連携手順になります！
HRMOSと各種ツールを連携し、障がい者手帳情報の取得・管理を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやフォルダへの格納といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、人事担当者は煩雑な事務作業から解放され、採用活動や制度設計といった、より戦略的で重要なコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google Drive以外のストレージにも格納できますか？
A：
はい、普段お使いのストレージサービスとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
なお、連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：ファイル名に社員名や社員番号を自動で設定できますか？
A：
はい、可能です。
ファイル名は任意の内容で設定でき、取得した値を利用することで、トリガーが実行されるたびに最新の社員名や社員番号を自動的に反映させることができます。
設定方法としては、「Chrome拡張機能トリガー」の直下に『社員の個人基本情報を取得』アクションを追加し、あらかじめ「社員名」や「社員番号」を取得してください。
これにより、ファイル名に動的に組み込むことが可能です。
Q：処理中にエラーが発生した場合、どのように検知できますか？
A：
Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
