Google Driveに写真がアップロードされたら、OCRでテキストに変換しNotionのレコードに追加する

■概要

名刺や領収書、会議で撮影したホワイトボードの写真など、画像に含まれるテキスト情報を手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。OCRによる都度のファイルアップロードやコピー＆ペースト作業は非効率です。
このワークフローを活用すれば、指定したGoogle Driveのフォルダに画像をアップロードするだけで、OCRが自動でテキストを読み取り、Notionのデータベースへ追加するため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとNotionを連携させ、画像データのテキスト化と転記作業を自動化したい方
• OCRツールを使い、手作業での文字起こしを効率化したいと考えている方
• 画像化された書類やメモの情報を、チームで利用するデータベースに集約したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルをアップロードするだけで自動で処理が実行されるため、これまで手作業での文字起こしや転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、前段のトリガーで検知したファイルの拡張子に応じて、後続の処理に進むよう分岐機能を設定します
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした画像ファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください
• OCR機能では、画像内のどの部分のテキストを抽出するか、その項目を任意でカスタマイズできます
• Notionにレコードを追加する際、対象のデータベースや、OCRで抽出したテキストをどのプロパティに紐付けるかなどを柔軟に設定できます

■注意事項

• Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。