【プログラミング不要】大量のテキストデータをChatGPTで一括翻訳・要約する方法

「海外の最新ニュースや論文の内容を把握したいけど、一つ一つ翻訳するのは時間がかかる…」
「顧客からの外国語の問い合わせを要約して共有するのに手間取っている…」
このように、日々発生する大量のテキストの翻訳や要約といった手作業に限界を感じていませんか？

もし、Google スプレッドシートなどにまとめたテキストデータを一括でChatGPTに連携し、翻訳や要約された結果を自動で記録できる仕組みがあれば、情報収集や共有のスピードが格段に向上し、より分析や意思決定といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには様々なテキストデータをChatGPTで一括翻訳・要約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートの情報をもとにChatGPTで翻訳・要約を行い、結果を追加する

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Google スプレッドシートの情報をChatGPTで一括翻訳・要約するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの情報をもとにChatGPTで翻訳・要約を行い、結果を自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：ChatGPT／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとChatGPTのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガーとアクションの設定
• フローをONにし、正常に起動するかを確認

Google スプレッドシートの情報をもとにChatGPTで翻訳・要約を行い、結果を追加する

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ステップ1：Google スプレッドシートとChatGPTをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。

【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】

【ChatGPTのマイアプリ連携】
以下の注釈とナビをご参照ください。
※フローを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。
APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。詳細は以下のリンクをご確認ください。

• OpenAI料金について

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：手動で起動する

今回のテンプレートは、「手動起動」を使用しております。
こちらの機能は、任意のタイミングでフローボットを起動できる機能です。
特定のタイミングではなく、人(担当者)による任意のタイミングで起動させたい場合に利用されます。
そのため、都度、フローボット詳細画面より起動する必要があります。
※詳しい手動起動の設定方法は、リンクをご参照ください。

すべての設定を完了させると、フローボットの画面右上に「起動する」ボタンが表示されます。
フローを起動したい際に、フローボットを手動で起動させてください。

ステップ4：複数のレコードを取得する設定

以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートからレコードを取得する設定を行います。

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:C」です。
※指定したシートに記載された内容をChatGPTで要約する想定です。以下のシートは例です。

次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「ステータス」が「未着手」のレコードを取得するように設定します。

ステップ5：コマンドオペレーションの設定

ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

• 「同じ処理を繰り返す」の設定方法

次の画面で、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「内容」を設定しましょう！

最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！

ステップ6：ChatGPTを使ってテキスト生成する設定

ここでは、ChatGPTを使って、Google スプレッドシートに記載された内容を要約・翻訳する設定を行います。
以下の赤枠部分をクリックしましょう！

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認しましょう。
次に進みましょう！

次の画面で、必須項目を入力します。
「メッセージ内容」は、ChatGPTに生成してほしいテキストの指示内容を入力しましょう。
記載例はあらかじめ設定されてありますが、自由に変更してOKです。
「同じ処理を繰り返す」設定で取得した値を引用し、設定してください。

他の項目は任意で入力してください。

• ロール：「ユーザー」「システム」「アシスタント」から選択
  ※ロールはユーザーと対話する際にGPTがどのような立場から回答を出力するか役割を決めます。
• temperature・最大トークン：赤線を確認の上、直接入力
• モデル：候補から選択

  

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
問題なければ「完了」をクリックしましょう。

ステップ7：Google スプレッドシートのレコードを更新する設定

最後の設定です！

ここでは、要約された内容を指定したシートに転記する設定を行います。
それでは、以下の赤枠をクリックしましょう！

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！

• 「スプレッドシートID」：入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。
• 「スプレッドシートのタブ名」：入力欄をクリックし、候補から選択してください。

  

• テーブル範囲：今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:C」になります。
  ※ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。

設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。

続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここでは、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
ここで指定した条件に合致した場合のみ、レコードの更新を行います。今回は以下のように設定してみました。

次に、「更新したいレコードの値」を設定します。
「ChatGPTで要約した内容を設定する箇所には、ChatGPTの設定で取得した値を引用して設定してください。

「ステータス」は「着手済み」と入力しましょう。更新しない箇所は未入力でOKです。

設定後、「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！

Google スプレッドシートの画面に移り、ChatGPTで生成された情報が追加されたか確認をしてみましょう。無事に追加されましたね！

これで、すべての設定は完了です。

ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。

ChatGPTを使ったその他の自動化例

ChatGPTを活用して、商談成立やフォーム回答、メール受信、タスク期限などの業務イベントをトリガーに、請求書・見積書の草案作成や内容要約を自動化できます。

SalesforceやZendesk、Outlook、Asanaなど各種ツールと連携し、生成した内容をそのまま通知・コメント・記録までつなげることで、対応スピードを高めながら、文書作成や確認作業の負担を削減します。

Microsoft Teamsに会議情報が投稿されたら、ChatGPTで要約して通知する

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■概要
「Microsoft Teamsに会議情報が投稿されたら、ChatGPTで要約して通知する」フローは、Microsoft Teamsで行われた会議の内容を自動的に要約し、関係者に迅速に共有する業務ワークフローです。会議後の情報整理にかかる時間を削減し、重要なポイントを簡潔に伝えることで、チーム全体のコミュニケーションを円滑にします。このワークフローを活用することで、会議内容の把握がより効率的に行えます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用し、会議情報の整理に手間を感じているビジネスパーソン
・会議後の内容共有を迅速かつ正確に行いたいチームリーダー
・ChatGPTを活用して効率的な情報要約を実現したい企業のIT担当者
・会議の要約作業に時間を割かず、他の業務に集中したい方
・チーム全体での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをLINE WORKSに通知する

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毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をLINE WORKSに通知するフローです。

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Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する

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Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する

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Zendeskで新しいチケットが作成されたら、ChatGPT（Web検索対応）でテキストを生成してコメントを追加する

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Outlookの内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する

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■概要
「Outlookの内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する」フローは、メールから自動的に請求書を生成し、関係者へ迅速に通知する業務ワークフローです。
Outlookに届いたメール内容を解析し、ChatGPTを活用して正確な請求書の草案を作成。その後、自動的に関係者に通知することで、請求業務の効率化とミスの削減を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用しており、請求業務の自動化を目指しているビジネスパーソンの方
・請求書作成に時間を取られ、他の業務に集中したい経営者や管理者の方
・ChatGPTやYoomを活用して業務ワークフローを改善したいIT担当者の方

■注意事項
・Outlook、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Zoho Mailで受信した内容をChatGPTで要約して、担当者に転送する

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■概要
Zoho Mailに届く大量のメール、特に長文の問い合わせなどを一つひとつ確認し、担当者へ共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローは、Zoho MailとChatGPTを連携させることで、特定のメールを受信した際にその内容をChatGPTが自動で要約し、担当者へ転送するプロセスを自動化します。手作業による確認や転送の手間を省き、迅速な情報共有を実現することで、より重要な業務に集中できるよう支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に利用し、受信メールの処理や共有に時間を要している方
・ChatGPTを連携させて、Zoho Mailでのメール対応業務を効率化したい方
・問い合わせ対応の一次返信や担当者への情報共有を迅速に行いたいと考えている方

■注意事項
・Zoho Mail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Trelloのカード作成時にChatGPTで解析し、特定の条件に合致した場合にSlackに通知する

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■概要
Trelloでのタスク管理において、カードが作成されるたびに手作業で詳細情報を追記したり、内容を整理したりする業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、TrelloとChatGPTを連携させることで、こうしたカード作成後の付随業務を自動化します。カードが追加されると、その内容をChatGPTが自動で解析し、特定の条件に合致した場合にTrelloの情報をSlackに通知します。手作業による情報整理の手間を省き、より円滑なプロジェクト管理を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloでのプロジェクト管理で、カード内容の整理に手間を感じている方
・TrelloとChatGPTを連携させて、タスク管理をより効率的に行いたい方
・手作業による情報整理をなくし、チームの生産性を向上させたいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項
・Trello、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する

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kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。

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Salesforceで商談が成立したら、ChatGPTで請求書の草案を作成する

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フォームで回答が送信されたら、ChatGPTで引用文を生成してGoogle スプレッドシートに追加する

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まとめ

ChatGPTを活用した翻訳・要約作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた海外情報の収集や、長文テキストの読解にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はより迅速にインプットを完了させ、本来時間をかけるべき分析や企画立案といったコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問