Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートの複数行を一括更新する
試してみる
■概要
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際、手作業でGoogle スプレッドシートの複数行を更新する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、Google スプレッドシートの複数行を一括で自動更新でき、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する特定メールの情報を、Google スプレッドシートで管理している方 メールからのデータ転記や複数行の更新作業に、多くの時間を費やしている方 手作業による情報更新での入力ミスや、更新漏れなどのリスクを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定ラベルのメールを受信すると、関連するGoogle スプレッドシートの複数行が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 メール内容の転記や複数行の更新といった作業を自動化することで、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールの本文や件名などから、スプレッドシートの更新に必要な情報を抽出するように指定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、更新対象となる可能性のある行のデータを取得します。この際、メールから抽出した情報などを条件に含めることも可能です。 そして、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得したレコード群を、1件ずつ処理するようにします。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報や、繰り返し処理で特定した行の情報をもとに、スプレッドシートの該当するセルの値を更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の起点としたいメールに付与されている特定のラベルを任意で指定してください。 AI機能のオペレーションでは、受信したメールの本文、件名、送信者などの情報の中から、Google スプレッドシートの更新に利用したい具体的なデータ項目を抽出するように設定できます。 Google スプレッドシートからデータを取得するオペレーションでは、例えばメールの件名に含まれる管理番号や顧客名など、前段階で取得した情報を変数として検索条件に設定し、関連する行のみを効率的に取得できます。また、固定値を条件として設定することも可能です。 繰り返し処理機能のオペレーションでは、Google スプレッドシートから取得した複数のレコードデータを、任意の条件で1件ずつ処理するように指定可能です。 Google スプレッドシートのレコードを更新するオペレーションでは、更新対象のスプレッドシートIDやシート名に加え、更新したい各列（項目）に対して、AI機能で抽出したどの情報を割り当てるか、あるいは固定の値を設定するかなど、ユーザーの運用に合わせて細かくカスタムすることが可能です。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「複数のシステムからデータを集めてスプレッドシートを更新するのが面倒…」
このように、Google スプレッドシートへのデータ入力や更新作業に多くの時間を費やし、非効率だと感じていませんか？特に、複数の行にわたる情報を一括で更新する必要がある場合、手作業では手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも高まります。
もし、メールの受信やチャットツールへの投稿、他のデータベースの更新などをきっかけに、指定した条件に基づいてGoogle スプレッドシートの複数行を自動で一括更新できる仕組み があれば、これらの定型的な更新作業から解放され、分析や企画といったより付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、これまで更新作業にかけていた手間や時間も削減できるので、ぜひ自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートの複数行を一括更新する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
毎週、Google スプレッドシートの指定範囲の値を別のシートへコピーする
試してみる
■概要
毎週、Google スプレッドシートの特定の範囲の値を別のシートへ手作業でコピーする作業は、時間がかかるだけでなく、コピーミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで定期的なデータコピー作業に手間を感じている方 手作業による転記ミスをなくし、データの正確性を高めたい方 定型的なルーティンワークを自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎週のGoogle スプレッドシートのコピー作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるコピー＆ペーストの際に起こりがちな、範囲指定の誤りやコピー漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの信頼性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎週実行したい曜日と時刻を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、コピー元のスプレッドシートと範囲を指定します。 必要に応じて、オペレーションでデータを操作・変換する機能の「データを変換する」アクションを設定し、取得したデータを加工します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、コピー先の スプレッドシートと範囲、そして取得した値を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションでは、実際に値を取得したいスプレッドシートのID、シート名、セル範囲（例：A1:C10など）、値を取得する方向（行または列）を、ユーザーの利用状況に合わせて設定してください。 Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションでは、取得した値を反映させたいスプレッドシートのID、シート名、値を入力する開始セル（例：A1など）、入力方向（行または列）を設定し、入力する値には前段の「値を取得する」オペレーションで取得したアウトプット（変数）をマッピングしてください。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートを一括更新する自動化テンプレート
普段お使いの様々なツールとGoogle スプレッドシートを連携させ、複数行のデータを一括で更新する作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。これらの自動化により、データ入力の手間を削減し、常に最新の情報をスプレッドシートに反映させることが可能になります！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールやチャットツールを起点にGoogle スプレッドシートを一括更新する
Gmailのようなメールツールで特定のラベルが付いたメールを受信したり、Slackなどのチャットツールに特定の投稿があったりした場合に、その内容をもとにGoogle スプレッドシートの該当する複数行を自動で一括更新する ことができます。
毎週、Google スプレッドシートの指定範囲の値を別のシートへコピーする
試してみる
■概要
毎週、Google スプレッドシートの特定の範囲の値を別のシートへ手作業でコピーする作業は、時間がかかるだけでなく、コピーミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで定期的なデータコピー作業に手間を感じている方 手作業による転記ミスをなくし、データの正確性を高めたい方 定型的なルーティンワークを自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎週のGoogle スプレッドシートのコピー作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるコピー＆ペーストの際に起こりがちな、範囲指定の誤りやコピー漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの信頼性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎週実行したい曜日と時刻を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、コピー元のスプレッドシートと範囲を指定します。 必要に応じて、オペレーションでデータを操作・変換する機能の「データを変換する」アクションを設定し、取得したデータを加工します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、コピー先の スプレッドシートと範囲、そして取得した値を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションでは、実際に値を取得したいスプレッドシートのID、シート名、セル範囲（例：A1:C10など）、値を取得する方向（行または列）を、ユーザーの利用状況に合わせて設定してください。 Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションでは、取得した値を反映させたいスプレッドシートのID、シート名、値を入力する開始セル（例：A1など）、入力方向（行または列）を設定し、入力する値には前段の「値を取得する」オペレーションで取得したアウトプット（変数）をマッピングしてください。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
Slackの特定投稿をもとに、Google スプレッドシートの複数行を一括更新する
試してみる
■概要
Slackで共有された情報を、都度Google スプレッドシートに反映する作業は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に更新対象が複数行にわたる場合、その確認と修正作業は大きな負担となることもあります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定投稿をトリガーに、Google スプレッドシートの複数行を一括で自動更新でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SlackとGoogle スプレッドシート間で、頻繁な情報の転記作業が発生している方 手作業によるデータ更新で、入力ミスや作業漏れなどの課題を感じている方 定型的な更新業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへの投稿内容をもとに、Google スプレッドシートが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Slackの投稿から更新に必要なデータを抽出します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、更新対象の行を特定します。 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得した各レコードに対して更新処理を行います。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得したレコード情報を1件ずつ更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、メッセージを監視するチャンネルや、フローを起動させるきっかけとなる特定のキーワードを任意で指定できます。 AI機能のオペレーションでは、Slackの投稿メッセージの中から、Google スプレッドシートの更新に使用したい項目を任意で設定して抽出できます。 Google スプレッドシートからデータを取得するオペレーションでは、検索条件としてSlackの投稿から取得した値を変数として利用したり、固定値を設定したりすることが可能です。 繰り返し処理機能のオペレーションでは、前段階で取得したGoogle スプレッドシートの一覧データの中から、どの情報を元に繰り返し処理を実行するかを細かく指定できます。 Google スプレッドシートのレコードを更新するオペレーションでは、対象のスプレッドシートやシートを任意で指定し、どのセルにどの情報を割り当てるか、または固定値を入力するかなど、柔軟に設定をカスタムできます。 ■注意事項
Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
データベース/CRMサービスの更新を起点にGoogle スプレッドシートを一括更新する
Notionのようなデータベースツールや各種CRMサービスで情報が更新された際に、その変更内容を検知して関連するGoogle スプレッドシートの複数行を自動で一括更新するフローです。
Notionデータベースで情報が更新されたら、Google スプレッドシートの複数行を一括更新する
試してみる
■概要
NotionのデータベースとGoogle スプレッドシート、どちらも業務に欠かせないツールですが、情報が更新されるたびに手作業で同期するのは手間がかかり、更新漏れや入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionデータベースの情報が更新された際に、関連するGoogle スプレッドシートの複数行を自動で一括更新。データ管理における手作業を減らし、情報の正確性を維持することに貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとGoogle スプレッドシート間で、頻繁に手作業での情報更新を行っている方 データ転記作業におけるヒューマンエラーを未然に防ぎ、作業品質を高めたい担当者の方 Notionの最新情報をGoogle スプレッドシートへ効率的に同期させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionの情報更新をきっかけに、Google スプレッドシートが自動で更新されるため、データ同期にかかっていた時間を削減できます。 手作業による転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーとしてNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。この際、対象のデータベースを指定します。 オペレーションとして、まず分岐機能を設定し、Notionでページが「作成」されたのか「更新」されたのか、あるいは特定の条件を満たしたかによって処理を分岐させます。 次に、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを使用し、トリガーで検知したページの最新情報を取得します。 続いて、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションで、Notionの情報と照合し、更新対象となるGoogle スプレッドシート上の複数の行を検索・取得します。 取得した複数のレコードを一件ずつ処理するために、分岐機能の「データを1レコードずつ取得する」アクションを設定します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、各行の該当するセルにNotionから取得した情報をマッピングし、データを更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionでトリガーを設定する際には、監視対象としたいデータソースのIDを正確に指定してください。 Google スプレッドシートの各アクション（レコード取得、レコード更新など）では、操作対象となるスプレッドシートのIDおよびシート名を、ご自身の環境に合わせて設定します。 フロー内の分岐機能では、Notionのページが「作成された場合」と「更新された場合」の処理を分ける、あるいは特定のプロパティ（例：ステータス）が特定の値に変更された場合のみ後続処理を実行するなど、運用に応じた条件を柔軟に設定することが可能です。 Notionから取得したどのデータを、Google スプレッドシートのどの列（セル）に対応させて更新するかというフィールドのマッピングは、ユーザーの管理項目に合わせて自由に設定してください。
Gmailと連携してGoogle スプレッドシートを一括更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信したら、その情報をもとにGoogle スプレッドシートの複数行を一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定（特定のラベルなど）とGoogle スプレッドシートのアクション設定（更新対象の行や列、更新内容の指定）
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
使用するGoogle スプレッドシート
サンプルケースとしてECや受注業務で、Gmailで届く注文完了メールに記載された注文番号や商品名を読み取り、それに対応するスプレッドシート内の注文管理表のステータスや出荷予定を自動更新するシーンを想定します。
◆ポイント：ヘッダの項目は一意の値（ユニークキー）で設定してください。重複しているとエラーが発生します。
準備ができたら、下のバナーからフローボットテンプレートをコピーしてみましょう。
毎週、Google スプレッドシートの指定範囲の値を別のシートへコピーする
試してみる
■概要
毎週、Google スプレッドシートの特定の範囲の値を別のシートへ手作業でコピーする作業は、時間がかかるだけでなく、コピーミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで定期的なデータコピー作業に手間を感じている方 手作業による転記ミスをなくし、データの正確性を高めたい方 定型的なルーティンワークを自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎週のGoogle スプレッドシートのコピー作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるコピー＆ペーストの際に起こりがちな、範囲指定の誤りやコピー漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの信頼性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎週実行したい曜日と時刻を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、コピー元のスプレッドシートと範囲を指定します。 必要に応じて、オペレーションでデータを操作・変換する機能の「データを変換する」アクションを設定し、取得したデータを加工します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、コピー先の スプレッドシートと範囲、そして取得した値を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションでは、実際に値を取得したいスプレッドシートのID、シート名、セル範囲（例：A1:C10など）、値を取得する方向（行または列）を、ユーザーの利用状況に合わせて設定してください。 Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションでは、取得した値を反映させたいスプレッドシートのID、シート名、値を入力する開始セル（例：A1など）、入力方向（行または列）を設定し、入力する値には前段の「値を取得する」オペレーションで取得したアウトプット（変数）をマッピングしてください。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリック します。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google スプレッドシート
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
「Sign in with Google」 ボタンをクリックします。
Googleアカウントのログイン画面が表示されます。メールアドレス・パスワードの入力を行います。すでにChromeでログインしている場合は、連携するアカウントの選択画面が表示されるため、該当のアカウントを選択します。
ログインまたはアカウント選択が完了すると、Yoomがアクセス権限を求める画面に切り替わります。
権限を付与すると、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了します。
Gmail
検索結果からアプリ名をクリックします。Gmailから取得した値を入力する画面が表示されます。
「Sign in with Google」ボタンをクリックします。 Google スプレッドシートと同じ操作でアクセス権を付与すればマイアプリ連携の完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
毎週、Google スプレッドシートの指定範囲の値を別のシートへコピーする
試してみる
■概要
毎週、Google スプレッドシートの特定の範囲の値を別のシートへ手作業でコピーする作業は、時間がかかるだけでなく、コピーミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで定期的なデータコピー作業に手間を感じている方 手作業による転記ミスをなくし、データの正確性を高めたい方 定型的なルーティンワークを自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎週のGoogle スプレッドシートのコピー作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるコピー＆ペーストの際に起こりがちな、範囲指定の誤りやコピー漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの信頼性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎週実行したい曜日と時刻を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、コピー元のスプレッドシートと範囲を指定します。 必要に応じて、オペレーションでデータを操作・変換する機能の「データを変換する」アクションを設定し、取得したデータを加工します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、コピー先の スプレッドシートと範囲、そして取得した値を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションでは、実際に値を取得したいスプレッドシートのID、シート名、セル範囲（例：A1:C10など）、値を取得する方向（行または列）を、ユーザーの利用状況に合わせて設定してください。 Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションでは、取得した値を反映させたいスプレッドシートのID、シート名、値を入力する開始セル（例：A1など）、入力方向（行または列）を設定し、入力する値には前段の「値を取得する」オペレーションで取得したアウトプット（変数）をマッピングしてください。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Gmailが特定のラベルで受信したことを検知してメールの情報を定期間隔で取得する設定を行います。
（1/2）連携アカウントろアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Gmailと連携するアカウント情報
トリガーアクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
トリガー起動間隔 フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
ラベル フィールドをクリックするとプルダウンメニューが表示されます。Gmailの既存ラベルが表示されるので、該当のラベルを選択します。選択すると、名称が引用されます。
ここまで設定ができたら、テスト用のメールを受信してイベントを発生させておきます。
テストというラベルに注文完了メールを受信しました。メールの中身には、シートのステータスと出荷予定日を記載しています。
メールが受信できたら、Yoomの画面に戻りテストボタンをクリック します。
テスト結果が表示されます。この画面は、YoomとGmailが正常に連携でき、情報が取得できた結果です。さらに下へスクロールすると、取得できた値の一覧が表示されます。次の工程で本文の値を引用します。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
保存するをクリック して次に進みます。
ステップ4：テキストからデータを抽出する「テキストからデータを抽出する」
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。この工程は事前設定済みのため設定済みの証（水色のアイコン）が点灯していますが、追加設定が必要なため開きましょう。
（1/2）アクションを選択
この画面では以下の項目が事前設定済みです。
タイトル
変換タイプ 変換タイプではAIの種類や読み込む文字数を選択できます。選択できる項目が以下です。
読み込む文字数の量に比例して消費タスクが増えます。始めは小さいタイプを選んでみて、実際にフローボットを起動して適宜なタイプに変更してください。
次へをクリック します。
（2/2）詳細を設定
対象のテキスト 事前設定で、Gmailの本文の引用コードが埋め込まれています。このコードは、フィールドをクリックすると表示されるプルダウンメニューの中に格納されています。
複数選択できるので、件名の引用コードを追加することも可能です。下へスクロールします。
抽出したい項目 今回のケースでは、ステータスと出荷予定日が更新対象なので、項目をカンマ区切りで入力します。
指示内容 ここには、メール本文のどこからどのように各項目を抽出すればよいかを、できるだけ明確に書く必要があります。
こんな感じでAIが理解しやすい指示文を入力しましょう。
設定ができたら保存するをクリック して次に進みましょう。
ステップ5：データベースを操作する「複数のレコードを取得する（最大300件）」
テンプレートの3つ目の工程をクリックします。この工程では、更新対象の行を検知する設定を行います。
（1/2）データベースの連携
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
実行アクション
データベースの連携
スプレッドシートID
スプレッドシートのタブ名 それぞれ、フィールドをクリックすると表示されるプルダウンメニューに候補が表示されます。選択するとID／タブ名が引用されます。
下へスクロールします。
テーブル範囲 表の範囲を指定します。今回のシートだとA列からG列までのため、A2:Gと入力しました。 次へをクリック して進みましょう。
（2/2）データベース操作の詳細設定
取得したいレコードの条件 前の工程で取得した注文番号（一意の値）を条件に、更新する行を取得します。
対象列【注文番号】が、【注文番号（取得した値）】と演算子【等しい】を条件にしました。設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
該当の行の値が取得できました。
保存するをクリック して次に進みましょう。
ステップ6：処理繰り返し「データを1レコードずつ取得する」
テンプレートの4つ目をクリックします。データを取得する際、特定の条件に合致する複数のレコードが返されることがあります。これらをまとめて処理することは難しいため、「繰り返し」機能を使って、レコードを一件ずつ処理する設定です。
（1/2）繰り返し対象を指定
この画面では、以下の項目が設定済みです。
繰り返し対象処理の取得した値
【＋取得した値を追加】ボタンをクリックします。以下のフィールドが表示されます。
このフィールドは、1つの項目に対して1つの値を指定する役割を果たします。
オペレーション 複数のレコードを取得する（最大300件）を選択します。 取得した値 こちらは、前の工程で取得した値から項目を選択します。全て（案件・顧客名・担当者・金額）を設定します。
1つのフィールドに選択できるのは1項目のため、7つフィールドを追加します。
この操作について、詳しくは公式ヘルプページをご確認ください。
ヘルプ：複数取得したレコードに対して、繰り返しコマンドを使用して順番に一つずつ処理を行う方法
なお、この操作は以下のプランでご利用いただけます。
保存するボタン をクリックします。
ステップ7：データベースを操作する「レコードを更新する」
テンプレートの5つ目をクリックします。この工程では、これまでに取得した値を使って、ステータスと出荷予定日を更新します。
（1/2）アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
アクション
データベースの連携
前の工程と同じように、フィールドを指定します。
設定ができたら、次へボタンをクリック します。
（2/2）API接続設定
更新したいレコードの条件 データを1レコードずつ取得するで取得した注文番号の引用コードを指定します。
対象列【注文番号】が、【注文番号（ループ変数）】と演算子【等しい】を条件にしました。設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
選択ができたら下へスクロールします。
更新後のレコードの値 指定したシートの項目と空のフィールドが表示されます。この空のフィールドに前の工程で取得した値を紐づけていきます。
ステータスと出荷予定日は、Gmailから抽出した値を紐付けます。
設定ができたら、テストボタンをクリック します。
成功するとコピー先のシートに値が追加できたことが確認できます。
保存するボタンをクリック しましょう。
ステップ8（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。シートAを追加すると、シートCが更新されるようになりました。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例
他にも、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化の実現が可能です！
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Gmailで受信するお問い合わせや申し込みなどの特定メールの内容を、一件ずつGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で記録するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記・管理している方 メールからのデータ入力作業で発生する、転記漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方 定型的なメール処理業務を自動化し、よりコアな業務へ集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailにメールが届くと自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。 システムが自動で情報を転記するため、手作業によるコピー＆ペースト時の入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、特定のラベルが付いたメールを受信したらフローが起動するように設定します。 その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から会社名や名前、問い合わせ内容などを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」を設定し、AIが抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択できます。 AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、電話番号など）を自由にカスタマイズすることが可能です。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したいスプレッドシートや、書き込み先のシート、テーブルの範囲を指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Notionのレコードを更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートとNotion、両方で情報を管理しているものの、更新作業が二重になり手間だと感じている方もいるのではないでしょうか。手作業での転記は時間もかかりますし、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで行が更新された際に、その内容を自動でNotionのレコードに反映することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとNotion間で、手作業によるデータ転記を行っている方 データ入力のミスや更新漏れを減らし、情報の正確性を高めたいと考えている方 SaaS間の連携を自動化し、日々の定型業務の効率化を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの行更新と同時にNotionのレコードが自動で更新されるため、これまで手作業でのデータ入力や確認に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、データの一貫性を保てます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Yoomのマイアプリ連携機能を利用して、Google スプレッドシートとNotionそれぞれのアカウントをYoomに連携させます。 次に、トリガーとしてGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。ここで、監視対象のスプレッドシートやシートを指定することで、該当シートのいずれかの行に更新があった場合にフローが起動するようにします。 最後に、オペレーションとしてNotionを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定します。この際、手順2のトリガーで取得したGoogle スプレッドシートの更新された行の情報（特定の列の値など）を利用し、Notionのどのデータベースのどのレコードを、どのように更新するかをマッピングします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローを正しく動作させるためには、トリガーに設定するGoogle スプレッドシートの対象シートにおいて、1行目から値（例えば、項目名を示すヘッダー行や実際のデータ）が入力されている状態にしておく必要があります。Yoomが更新された行の情報を正確に識別し、Notionへ連携するためにこの構成が重要です。 Notionのオペレーション設定では、更新対象としたいNotionデータベースのID、ならびにGoogle スプレッドシートのどの列の情報をNotionのどのプロパティ（列）に反映させるか、といったマッピング情報をユーザーの利用環境に合わせて設定してください。
Slackの投稿内容をもとにGoogle スプレッドシートのデータを更新する
試してみる
■概要
Slackでの情報共有は便利ですが、その投稿内容を都度Google スプレッドシートに転記して管理する作業に手間を感じていませんか。手作業による転記は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Slackの特定のチャンネルへの投稿をきっかけに、投稿内容から必要な情報を抽出してGoogle スプレッドシートのデータを自動で更新できます。定型的な更新作業を自動化し、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取った報告内容などをGoogle スプレッドシートで管理しているチームリーダーの方 手作業でのデータ転記に時間を要しており、本来の業務に集中したいと考えている方 SlackとGoogle スプレッドシート間の情報連携を自動化し、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへの投稿をトリガーに自動でデータが更新されるため、手作業での転記作業にかかる時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや更新漏れを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでSlackの投稿から更新に必要な情報を抽出します 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したデータをもとに特定のレコードを更新します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、監視対象としたいチャンネルIDやフローの起動間隔を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、Slackの投稿内容からどの情報を、どのような項目名で抽出するかを具体的に指定できます。 Google スプレッドシートのアクションでは、更新対象のスプレッドシート、シート名、データ範囲を正確に指定し、どの条件の行を、どの値で更新するかも任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシートとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackの投稿内容をもとにGoogle スプレッドシートの行を更新し、別のシートも更新する
試してみる
■概要
Slackでの連絡や報告は便利な一方で、その内容をGoogle スプレッドシートに転記し、さらに別のシートにも反映させる作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に複数の情報を扱う場合、手作業による入力ミスや更新漏れは業務の大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの投稿内容から必要な情報をAIが抽出し、Google スプレッドシートの指定行と別のシートを自動で更新するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackの情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記に時間を要している方 複数のGoogle スプレッドシート間で情報を同期させる必要があり、効率化を求めている担当者の方 SlackとGoogle スプレッドシートを活用した情報共有のミスを減らし、業務精度を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへの投稿をトリガーに、AIによる情報抽出とGoogle スプレッドシートへの自動更新が行われるため、手作業の時間を短縮できます。 手作業による転記ミスや、複数シートへの更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlack機能を選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、Slackの投稿を監視します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容から必要な情報を抽出します。 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに特定のシートの行を更新します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「別のシートのレコードを更新する」アクションを設定し、関連する別のシートの情報も更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローを利用するにあたり、事前にSlackの投稿内容から情報を転記し、更新したいGoogle スプレッドシートを2つ（メインのシートと、それに関連する別のシート）作成しておく必要があります。 Slackのトリガー設定では、どのチャンネルの投稿を監視対象とするか、任意で設定してください。 AI機能でテキストからデータを抽出するアクションでは、Slackの投稿内容のどの部分を抽出し、Google スプレッドシートのどの列に対応させるかを具体的に指示する必要があります。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションおよび「別のシートのレコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シート名、そしてどの列の情報を更新するかをそれぞれ指定してください。
Slackから指定のテキストを含むメッセージが送信されたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Slackで特定の報告を受け取った際、その内容を都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、抜け漏れも発生しがちではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Slackでの報告内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方 特定のキーワードを含むSlackのメッセージを、リアルタイムでシートに反映させたいと考えている方 手作業による転記ミスや報告の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿された特定のメッセージを自動でGoogle スプレッドシートに反映するため、転記作業の時間を短縮することができます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、Slackのメッセージ本文から必要な情報を抽出するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したデータを用いて特定の行を更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、監視対象としたいチャンネルや、フローを起動させるメッセージに含まれる特定のテキストを任意で設定してください。 データ抽出機能では、Slackのメッセージからどの部分のテキストを抜き出すかを設定し、文字数や特定の形式に応じて変換タイプや項目を指定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、どのシートのどの行を更新するかを指定するための条件と、更新後の値を任意で設定してください。 ■注意事項
Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Google スプレッドシートの複数行一括更新を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら、常に最新かつ正確な情報をスプレッドシート上で管理することができます。
これにより、データの集計や分析、レポート作成などの後続作業もスムーズに進められ、より効率的に業務を遂行できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もしGoogle スプレッドシートの更新作業の自動化や、その他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
