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「複数のシステムからデータを集めてスプレッドシートを更新するのが面倒…」
「毎回同じような更新作業で、入力ミスや漏れが発生してしまう…」
このように、Google スプレッドシートへのデータ入力や更新作業に多くの時間を費やし、非効率だと感じていませんか？特に、複数の行にわたる情報を一括で更新する必要がある場合、手作業では手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも高まります。
もし、<span class="mark-yellow">メールの受信やチャットツールへの投稿、他のデータベースの更新などをきっかけに、指定した条件に基づいてGoogle スプレッドシートの複数行を自動で一括更新できる仕組み</span>があれば、これらの定型的な更新作業から解放され、分析や企画といったより付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、これまで更新作業にかけていた手間や時間も削減できるので、ぜひ自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの複数行を一括更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールとGoogle スプレッドシートを連携させ、複数行のデータを一括で更新する作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。これらの自動化により、データ入力の手間を削減し、常に最新の情報をスプレッドシートに反映させることが可能になります！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailのようなメールツールで特定のラベルが付いたメールを受信したり、Slackなどのチャットツールに特定の投稿があったりした場合に、その内容をもとにGoogle スプレッドシートの該当する複数行を自動で一括更新する</span>ことができます。
日々のコミュニケーションの中から発生する更新作業を自動化し、情報転記の手間やミスを削減しましょう！
<span class="mark-yellow">Notionのようなデータベースツールや各種CRMサービスで情報が更新された際に、その変更内容を検知して関連するGoogle スプレッドシートの複数行を自動で一括更新するフローです。</span>
これにより複数システム間でのデータ同期の手間を省き、常に情報の一貫性を保つことができます。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信したら、その情報をもとにGoogle スプレッドシートの複数行を一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
サンプルケースとしてECや受注業務で、Gmailで届く注文完了メールに記載された注文番号や商品名を読み取り、それに対応するスプレッドシート内の注文管理表のステータスや出荷予定を自動更新するシーンを想定します。
◆ポイント：ヘッダの項目は一意の値（ユニークキー）で設定してください。重複しているとエラーが発生します。
準備ができたら、下のバナーからフローボットテンプレートをコピーしてみましょう。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
権限を付与すると、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了します。
検索結果からアプリ名をクリックします。Gmailから取得した値を入力する画面が表示されます。
Google スプレッドシートと同じ操作でアクセス権を付与すればマイアプリ連携の完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Gmailが特定のラベルで受信したことを検知してメールの情報を定期間隔で取得する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
ここまで設定ができたら、テスト用のメールを受信してイベントを発生させておきます。
テストというラベルに注文完了メールを受信しました。メールの中身には、シートのステータスと出荷予定日を記載しています。
メールが受信できたら、Yoomの画面に戻りテストボタンをクリックします。
テスト結果が表示されます。この画面は、YoomとGmailが正常に連携でき、情報が取得できた結果です。さらに下へスクロールすると、取得できた値の一覧が表示されます。次の工程で本文の値を引用します。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存するをクリックして次に進みます。
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。この工程は事前設定済みのため設定済みの証（水色のアイコン）が点灯していますが、追加設定が必要なため開きましょう。
この画面では以下の項目が事前設定済みです。
読み込む文字数の量に比例して消費タスクが増えます。始めは小さいタイプを選んでみて、実際にフローボットを起動して適宜なタイプに変更してください。
次へをクリックします。
複数選択できるので、件名の引用コードを追加することも可能です。下へスクロールします。
こんな感じでAIが理解しやすい指示文を入力しましょう。
設定ができたら保存するをクリックして次に進みましょう。
テンプレートの3つ目の工程をクリックします。この工程では、更新対象の行を検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
下へスクロールします。
次へをクリックして進みましょう。
対象列【注文番号】が、【注文番号（取得した値）】と演算子【等しい】を条件にしました。設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
該当の行の値が取得できました。
保存するをクリックして次に進みましょう。
テンプレートの4つ目をクリックします。データを取得する際、特定の条件に合致する複数のレコードが返されることがあります。これらをまとめて処理することは難しいため、「繰り返し」機能を使って、レコードを一件ずつ処理する設定です。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
【＋取得した値を追加】ボタンをクリックします。以下のフィールドが表示されます。
このフィールドは、1つの項目に対して1つの値を指定する役割を果たします。
この操作について、詳しくは公式ヘルプページをご確認ください。
ヘルプ：複数取得したレコードに対して、繰り返しコマンドを使用して順番に一つずつ処理を行う方法
なお、この操作は以下のプランでご利用いただけます。
保存するボタンをクリックします。
テンプレートの5つ目をクリックします。この工程では、これまでに取得した値を使って、ステータスと出荷予定日を更新します。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
前の工程と同じように、フィールドを指定します。
設定ができたら、次へボタンをクリックします。
対象列【注文番号】が、【注文番号（ループ変数）】と演算子【等しい】を条件にしました。設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
選択ができたら下へスクロールします。
ステータスと出荷予定日は、Gmailから抽出した値を紐付けます。
設定ができたら、テストボタンをクリックします。
成功するとコピー先のシートに値が追加できたことが確認できます。
保存するボタンをクリックしましょう。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。シートAを追加すると、シートCが更新されるようになりました。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
他にも、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Google スプレッドシートの複数行一括更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら、常に最新かつ正確な情報をスプレッドシート上で管理することができます。</span>
これにより、データの集計や分析、レポート作成などの後続作業もスムーズに進められ、より効率的に業務を遂行できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もしGoogle スプレッドシートの更新作業の自動化や、その他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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