■概要
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際、手作業でGoogle スプレッドシートの複数行を更新する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、Google スプレッドシートの複数行を一括で自動更新でき、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する特定メールの情報を、Google スプレッドシートで管理している方
- メールからのデータ転記や複数行の更新作業に、多くの時間を費やしている方
- 手作業による情報更新での入力ミスや、更新漏れなどのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定ラベルのメールを受信すると、関連するGoogle スプレッドシートの複数行が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- メール内容の転記や複数行の更新といった作業を自動化することで、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールの本文や件名などから、スプレッドシートの更新に必要な情報を抽出するように指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、更新対象となる可能性のある行のデータを取得します。この際、メールから抽出した情報などを条件に含めることも可能です。
- そして、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得したレコード群を、1件ずつ処理するようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報や、繰り返し処理で特定した行の情報をもとに、スプレッドシートの該当するセルの値を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の起点としたいメールに付与されている特定のラベルを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、受信したメールの本文、件名、送信者などの情報の中から、Google スプレッドシートの更新に利用したい具体的なデータ項目を抽出するように設定できます。
- Google スプレッドシートからデータを取得するオペレーションでは、例えばメールの件名に含まれる管理番号や顧客名など、前段階で取得した情報を変数として検索条件に設定し、関連する行のみを効率的に取得できます。また、固定値を条件として設定することも可能です。
- 繰り返し処理機能のオペレーションでは、Google スプレッドシートから取得した複数のレコードデータを、任意の条件で1件ずつ処理するように指定可能です。
- Google スプレッドシートのレコードを更新するオペレーションでは、更新対象のスプレッドシートIDやシート名に加え、更新したい各列（項目）に対して、AI機能で抽出したどの情報を割り当てるか、あるいは固定の値を設定するかなど、ユーザーの運用に合わせて細かくカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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