ストレージサービス上のPDFや画像から、OCRでデータを自動抽出する
<span class="mark-yellow">DropboxやBoxなどのオンラインストレージサービスにPDFや画像ファイルがアップロードされた際に、自動でファイルを読み取り、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに記録する</span>できます。
チームで共有しているファイルなどのデータ化を自動化し、情報活用の基盤を整えましょう！
・
「請求書PDFの内容をシステムに手入力するのが面倒…」「アンケート画像の回答を一つずつ転記していて時間がかかる…」
このように、PDFや画像ファイルに含まれる情報を手作業で抽出し、転記する作業に多くの時間を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">PDFや画像ファイルから必要なテキストデータだけを自動で読み取り、指定した場所に整理・記録できる仕組み</span>があれば、面倒な入力作業から解放され、データの確認や分析といった、より重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFや画像からデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、PDFや画像ファイルからOCR技術を用いてデータを抽出し、他ツールに連携する業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールサービスで受信したメールに添付されたPDFや画像ファイルを自動で読み取り、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに記録する</span>ことができます。
メールでの書類受け取りが多い場合に、データ入力の手間を大幅に削減し、迅速な処理を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">DropboxやBoxなどのオンラインストレージサービスにPDFや画像ファイルがアップロードされた際に、自動でファイルを読み取り、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに記録する</span>できます。
チームで共有しているファイルなどのデータ化を自動化し、情報活用の基盤を整えましょう！
<span class="mark-yellow">Google フォームやYoomのフォーム機能などでファイルが送信された際に、そのPDFや画像ファイルを自動で読み取り、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに記録</span>できます。
申請書類の受付やアンケート回収などで発生するデータ化作業を効率化し、ヒューマンエラーを防ぎながら対応スピードを向上させることが可能です。
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Gmailと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックし操作を進めてください。
続いてGoogle スプレッドシートと連携します。
先ほどと同様、連携したいアカウントを選択してログインを進めてください。
GmailとGoogle スプレッドシートの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
添付ファイルありをチェックし、フィルタを作成します。
このように設定することで、添付ファイルが含まれている場合に分類できるようになります。
ラベルを付ける項目で新規ラベルを作成し、下記のように設定しましょう。
これでラベルの作成は完了です。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
ここでGmailに添付ファイルを付けたテストメールを送信してみましょう。
フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに受信したメールの情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いて、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行なうため「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費するので注意してください!
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
次に進み、必須項目を設定していきます。
その他の項目は必要に応じて変更してください。
完了したらテストし、アウトプットに読み取り結果が取得できたら保存します。
続いて「レコードを追加する」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
次の画面では、実際にレコード(行)を追加する設定を行います。
以下のようにGoogle スプレッドシートのレコード情報が表示されるので、該当欄をクリックします。
メニューが表示されたら画像の赤枠を選択し、読み取ったファイル情報からGoogle スプレッドシートのレコードに追加したい項目を選択します。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによって取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それが転記されてしまうため、アウトプットから必ず選択してください。
設定が終わったらテストし、保存します。
※テストを行うと、Google スプレッドシートに追加されるのでご注意ください。
Google スプレッドシートを確認してみましょう。
無事に通知されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Gmailで受信したPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Gmailで受信しPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する」方法でした。
Yoomでは、今回ご紹介した連携以外にも、PDFを活用した様々な業務自動化を実現するテンプレートをご用意しています。
業務に合わせて、さらに便利な自動化を見つけることができます。
PDFや画像ファイルからのデータ抽出を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の転記作業や確認作業の手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、書類処理にかかる時間を短縮し、抽出したデータを迅速に活用可能になるため、分析や意思決定といったコア業務に集中できる環境が整うかもしれませんよね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)