「請求書PDFの内容をシステムに手入力するのが面倒…」「アンケート画像の回答を一つずつ転記していて時間がかかる…」
このように、PDFや画像ファイルに含まれる情報を手作業で抽出し、転記する作業に多くの時間を費やしていませんか？
もし、PDFや画像ファイルから必要なテキストデータだけを自動で読み取り、指定した場所に整理・記録できる仕組み があれば、面倒な入力作業から解放され、データの確認や分析といった、より重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはPDFや画像からデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信しPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った請求書や申込書などのPDFや画像ファイルの内容を、都度手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルからOCR機能が自動で文字情報を抽出し、Google スプレッドシートにその内容を記録するため、面倒なデータ入力作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信するPDFの情報をGoogle スプレッドシートで手入力し管理している方 請求書や注文書などのデータ入力作業を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方 OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な進め方を探しているDX担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにOCR処理とGoogle スプレッドシートへの転記が自動で実行されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動でデータ抽出と転記を行うことで、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択して「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のPDFや画像ファイルから、どの部分のテキストをどのようなデータとして抽出するかを任意で設定できます。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートのどの列にどのデータを追加するかを指定でき、OCRで抽出した動的な値だけでなく、固定のテキストを追加することも可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
様々なツールで受け取ったPDFや画像からのデータ抽出を自動化する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、PDFや画像ファイルからOCR技術を用いてデータを抽出し、他ツールに連携する業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信したPDFや画像から、OCRでデータを自動抽出する GmailやOutlookなどのメールサービスで受信したメールに添付されたPDFや画像ファイルを自動で読み取り、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに記録する ことができます。
メールでの書類受け取りが多い場合に、データ入力の手間を大幅に削減し、迅速な処理を実現しましょう！
Gmailで受信しPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った請求書や申込書などのPDFや画像ファイルの内容を、都度手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルからOCR機能が自動で文字情報を抽出し、Google スプレッドシートにその内容を記録するため、面倒なデータ入力作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信するPDFの情報をGoogle スプレッドシートで手入力し管理している方 請求書や注文書などのデータ入力作業を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方 OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な進め方を探しているDX担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにOCR処理とGoogle スプレッドシートへの転記が自動で実行されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動でデータ抽出と転記を行うことで、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択して「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のPDFや画像ファイルから、どの部分のテキストをどのようなデータとして抽出するかを任意で設定できます。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートのどの列にどのデータを追加するかを指定でき、OCRで抽出した動的な値だけでなく、固定のテキストを追加することも可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信したPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Outlookで受信した請求書や発注書などのPDFや画像を、都度手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、メールの受信をきっかけに添付ファイルの情報をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートへ記録することが可能です。手作業での転記業務から解放され、業務の正確性と生産性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookに届く添付ファイルの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 請求書や注文書のデータ入力業務において、入力ミスをなくし業務の正確性を高めたい方 OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的なDXの進め方を探している担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より付加価値の高い業務に集中できます。 手作業による転記がなくなることで、金額や品目などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでOutlookの「メールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定し、添付ファイルを取り込みます。 OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、抽出したテキストを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定の差出人のメールアドレスや件名など、条件に合致するメールのみを対象としてワークフローを起動するようにカスタムできます。 OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、出力先のシートや、OCR機能で抽出したどの情報をどの列に書き込むかを自由に設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービス上のPDFや画像から、OCRで データを自動抽出する
DropboxやBoxなどのオンラインストレージサービスにPDFや画像ファイルがアップロードされた際に、自動でファイルを読み取り、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに記録する できます。
チームで共有しているファイルなどのデータ化を自動化し、情報活用の基盤を整えましょう！
DropboxにアップロードされたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や領収書などのPDFや画像ファイルの内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかってしまいます。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけでOCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加するためこうしたデータ入力の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxに保存した請求書や書類の情報を手作業で転記している方 OCR技術を活用し、紙やPDF書類のデータ化業務を効率化したい方 手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロードから転記までが自動化されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、どのシートに、どの列から情報を入力するかといったレイアウトを自由に設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxにアップロードされたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書といった書類の内容を、一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをきっかけにOCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした転記作業の課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方 BoxとGoogle スプレッドシートを利用して、書類管理やデータ入力を行っている方 OCRを活用して書類からのデータ転記作業を自動化し、業務効率を改善したい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。 ■フローボットの流れ
BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定して監視対象のフォルダを指定します。 オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動するか、対象のフォルダを任意で設定してください。 OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどのテキスト情報を、どのシートのどの列に、どのようなレイアウトで追加するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで送信されたPDFや画像から、OCRで データを自動抽出する
Google フォームやYoomのフォーム機能などでファイルが送信された際に、そのPDFや画像ファイルを自動で読み取り、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに記録 できます。
申請書類の受付やアンケート回収などで発生するデータ化作業を効率化し、ヒューマンエラーを防ぎながら対応スピードを向上させることが可能です。
Google フォームで送信されたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Google フォームで受け付けたPDFや画像ファイルの内容を確認し、手作業でスプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google フォームに回答が送信されると添付されたファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートへスムーズに追加できます。手作業によるデータ入力の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームで受け取ったPDFや画像の内容を手作業で転記している方 OCRを利用したデータ入力の自動化に関心がある、業務効率化の担当者の方 定型的なデータ入力業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルの内容をOCRで自動読み取りして転記するため、手作業での入力時間を短縮し、他の業務に時間を充てることができます。 手作業による転記ミスや確認漏れを防ぎ、データの正確性を保つことで、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携するフォームや、ファイルアップロードを含む質問項目などを任意で設定してください。 Google Driveからファイルをダウンロードする設定では、フォームの回答が保存されるフォルダを正しく指定する必要があります。 OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。 Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にOCRで読み取ったどのデータを追加するかを自由に設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
フォームで送信されたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
フォームで送信された申込書や請求書などのPDF・画像ファイルの内容を確認し、手作業で転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングで添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに直接追加できるため、面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取ったPDFや画像の内容を手作業で転記している方 目視でのデータ確認や入力作業でのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 Google スプレッドシートへのデータ入力を効率化し、リアルタイムな情報管理を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からデータ入力までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務へ集中できます。 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイル添付が可能なフォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取りたい書類の形式に合わせて、どの部分のデータを抽出するかを任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、前段のOCR機能で取得したデータをどの列に追加するかを指定したり、特定の固定値を追加したりといった設定が可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
受信したPDFや画像からOCRで データを抽出し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシート に追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定、OCR・Google スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで受信しPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った請求書や申込書などのPDFや画像ファイルの内容を、都度手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルからOCR機能が自動で文字情報を抽出し、Google スプレッドシートにその内容を記録するため、面倒なデータ入力作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信するPDFの情報をGoogle スプレッドシートで手入力し管理している方 請求書や注文書などのデータ入力作業を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方 OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な進め方を探しているDX担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにOCR処理とGoogle スプレッドシートへの転記が自動で実行されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動でデータ抽出と転記を行うことで、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択して「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のPDFや画像ファイルから、どの部分のテキストをどのようなデータとして抽出するかを任意で設定できます。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートのどの列にどのデータを追加するかを指定でき、OCRで抽出した動的な値だけでなく、固定のテキストを追加することも可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ連携 マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。Gmail とYoomを連携していきます。
Gmail と検索し、ログインしましょう。
続いてGoogle スプレッドシート と連携します。
先ほどと同様、連携したいアカウントを選択してログインを進めてください。
ステップ2:テンプレートのコピー ここからはフローを作っていきます。
Gmailで受信しPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った請求書や申込書などのPDFや画像ファイルの内容を、都度手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルからOCR機能が自動で文字情報を抽出し、Google スプレッドシートにその内容を記録するため、面倒なデータ入力作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信するPDFの情報をGoogle スプレッドシートで手入力し管理している方 請求書や注文書などのデータ入力作業を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方 OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な進め方を探しているDX担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにOCR処理とGoogle スプレッドシートへの転記が自動で実行されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動でデータ抽出と転記を行うことで、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択して「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のPDFや画像ファイルから、どの部分のテキストをどのようなデータとして抽出するかを任意で設定できます。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートのどの列にどのデータを追加するかを指定でき、OCRで抽出した動的な値だけでなく、固定のテキストを追加することも可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
用意するもの
Gmailのラベル設定
ラベルを付ける項目で新規ラベルを作成し、下記のように設定しましょう。
これでラベルの作成は完了です。
情報を転記できるGoogle スプレッドシート
ステップ3:Gmailのトリガー設定 それでは、アプリトリガーを設定していきます。特定のラベルのメールを受信したら 」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔 :ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔 にしてお使いいただくことをおすすめします。
ラベル :先ほど設定した「添付あり」を候補から選択します。
ここでGmailに添付ファイルを付けたテストメールを送信してみましょう。
フローボットに戻り、テストします。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用していきます！アウトプットについて | Yoomヘルプセンター ここまでできたら保存しましょう。
ステップ4:OCRで読み取る設定 続いて、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行なうため「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックします。
「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
次に進み、必須項目を設定していきます。
抽出したい項目 :添付ファイルに合わせて設定しましょう。
その他の項目は必要に応じて変更してください。
完了したらテストし、アウトプットに読み取り結果が取得できたら保存します。
ステップ5:Google スプレッドシートにレコードを追加する設定 続いて「レコードを追加する 」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
スプレッドシートID・タブ名 :画像のように候補から選択してください。
次の画面では、実際にレコード(行)を追加する設定を行います。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
設定が終わったらテストし、保存します。
Google スプレッドシートを確認してみましょう。
無事に通知されましたね。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
以上が「Gmailで受信しPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する 」方法でした。
PDFを活用した業務の自動化例
Yoomでは、今回ご紹介した連携以外にも、PDFを活用した様々な業務自動化を実現するテンプレートをご用意しています。
業務に合わせて、さらに便利な自動化を見つけることができます。
Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する
試してみる
◼️概要
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
◼️注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
Googleフォームの回答をPDFに変換してOneDriveに格納し、Slackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームを活用して情報収集を行っている担当者の方 収集したデータを一元管理し、チームで共有したいと考えている方 手動でPDF変換やファイル保存、通知を行っているため、時間を節約したい方 OneDriveを既に活用しており、書き込み操作を自動化したいIT管理者の方 Slackを使ってチーム内のコミュニケーションを円滑にしたいプロジェクトマネージャーの方 データ管理の効率化を図り、業務プロセスを改善したい経営者の方 定期的にフォーム回答を分析し、素早い対応が求められるマーケティング担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへの自動書き込み：手動で行う作業を自動化し、OneDriveにスムーズにデータを保存できます。 スピーディーな通知：Slackに通知が届くため、チーム全体で素早く情報共有が可能です。 時間の節約：データ処理の手間を削減し、他の重要な業務に集中できます。 エラーレスなデータ管理：自動化によりヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します。
Microsoft TeamsのメッセージをもとにChatGPTで草案を生成しPDFを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでの報告や依頼をもとに、議事録や報告書の草案を作成する際、手作業で情報を転記してPDFを作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をきっかけに、ChatGPTが内容を要約・整形し、GoogleドキュメントでPDF形式の書類を自動で作成するため、書類作成業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでのやり取りを元に、報告書や議事録を作成している方 ChatGPTを活用した書類作成プロセスを、さらに自動化したいと考えている方 定型的なPDF作成の手間を減らし、本来の業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿からPDF作成までが自動化されるため、手作業での転記やアプリ操作にかかる時間を短縮します。 人の手によるコピー＆ペーストが不要になることで、情報の転記ミスや指示の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、ChatGPT、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」を設定します。 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容を元に草案を作成します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、生成されたテキストから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションで書類を発行機能の「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、抽出したデータを用いてPDFを発行します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチャネルを指定することが可能です。 ChatGPTのオペレーションでは、生成したい文章に合わせてプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズでき、Microsoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用することもできます。 AI機能によるテキスト抽出では、ChatGPTが生成した文章を変数として利用し、そこから抽出したい項目を自由に設定できます。 書類を発行機能では、任意のGoogleドキュメントをテンプレートとして設定し、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として差し込むことが可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してDropboxに保存する
試してみる
■概要
Excelで目標管理を行っているビジネスパーソン 定期的な目標報告が必要なチームリーダー 業務の自動化を図りたい中小企業の経営者やIT担当者 データの安全なバックアップを求める方 ■このテンプレートを使うメリット
JPG形式やPDF形式の資料を、AIでテキストを抽出し内容をメールで送付する
試してみる
■概要
JPG形式やPDF形式の資料をメールで受信したら、AIでテキストを抽出し内容をメールで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.一定の項目を画像から内容を取り出す作業をする方
・税理士や社会保険労務士の年末調整業務担当者
・名刺をデータ化する必要のある営業アシスタントや事務担当者
・履歴書のデータを一度にデータ化する業務のある人事担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・写真から文字データを読み取り、テキストにしてメールを送付してくれるので手入力の手間がなくなります。
・一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
PDFや画像ファイルからのデータ抽出を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の転記作業や確認作業の手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、書類処理にかかる時間を短縮し、抽出したデータを迅速に活用可能になるため、分析や意思決定といったコア業務に集中できる環境が整うかもしれませんよね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
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