Googleフォームで送信されたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
Googleフォームで送信されたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Googleフォーム
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け付けたPDFや画像ファイルの内容を確認し、手作業でスプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると添付されたファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートへスムーズに追加できます。手作業によるデータ入力の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPDFや画像の内容を手作業で転記している方
- OCRを利用したデータ入力の自動化に関心がある、業務効率化の担当者の方
- 定型的なデータ入力業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルの内容をOCRで自動読み取りして転記するため、手作業での入力時間を短縮し、他の業務に時間を充てることができます。
- 手作業による転記ミスや確認漏れを防ぎ、データの正確性を保つことで、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携するフォームや、ファイルアップロードを含む質問項目などを任意で設定してください。
- Google Driveからファイルをダウンロードする設定では、フォームの回答が保存されるフォルダを正しく指定する必要があります。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にOCRで読み取ったどのデータを追加するかを自由に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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フォームに回答が送信されたら
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力
値を取得する
値を削除する
新しいスプレッドシートを作成する
シート（タブ）をコピーする
新しいシート（タブ）を追加する
シート（タブ）を削除する
値を置換する
シート名を更新する
行を削除する
スプレッドシートの情報を取得
シート名を取得する
数式を繰り返す
範囲に値を入力
セルに画像を埋め込む
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シートを非表示にする
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フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力行を追加する
フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
フローボットオペレーション
回答の一覧を取得特定の回答情報を取得回答の一覧を取得（回答期間を指定）フォームの質問を取得フォームのタイトルや説明を更新するフォームの設問タイトルや説明を更新する新しいフォームを作成フォームの公開設定を更新フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
