Google フォームで送信されたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Google フォームで受け付けたPDFや画像ファイルの内容を確認し、手作業でスプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google フォームに回答が送信されると添付されたファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートへスムーズに追加できます。手作業によるデータ入力の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google フォームで受け取ったPDFや画像の内容を手作業で転記している方
• OCRを利用したデータ入力の自動化に関心がある、業務効率化の担当者の方
• 定型的なデータ入力業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルの内容をOCRで自動読み取りして転記するため、手作業での入力時間を短縮し、他の業務に時間を充てることができます。
• 手作業による転記ミスや確認漏れを防ぎ、データの正確性を保つことで、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携するフォームや、ファイルアップロードを含む質問項目などを任意で設定してください。
• Google Driveからファイルをダウンロードする設定では、フォームの回答が保存されるフォルダを正しく指定する必要があります。
• OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
• Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にOCRで読み取ったどのデータを追加するかを自由に設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133