BoxにアップロードされたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Boxにアップロードされる請求書や申込書といった書類の内容を、一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをきっかけにOCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした転記作業の課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方
• BoxとGoogle スプレッドシートを利用して、書類管理やデータ入力を行っている方
• OCRを活用して書類からのデータ転記作業を自動化し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定して監視対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動するか、対象のフォルダを任意で設定してください。
• OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどのテキスト情報を、どのシートのどの列に、どのようなレイアウトで追加するかを自由に設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。