■概要
フォームで送信された申込書や請求書などのPDF・画像ファイルの内容を確認し、手作業で転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングで添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに直接追加できるため、面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったPDFや画像の内容を手作業で転記している方
- 目視でのデータ確認や入力作業でのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- Google スプレッドシートへのデータ入力を効率化し、リアルタイムな情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からデータ入力までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務へ集中できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイル添付が可能なフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取りたい書類の形式に合わせて、どの部分のデータを抽出するかを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、前段のOCR機能で取得したデータをどの列に追加するかを指定したり、特定の固定値を追加したりといった設定が可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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