■概要

Microsoft Teamsでの報告や依頼をもとに、議事録や報告書の草案を作成する際、手作業で情報を転記してPDFを作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をきっかけに、ChatGPTが内容を要約・整形し、GoogleドキュメントでPDF形式の書類を自動で作成するため、書類作成業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでのやり取りを元に、報告書や議事録を作成している方
• ChatGPTを活用した書類作成プロセスを、さらに自動化したいと考えている方
• 定型的なPDF作成の手間を減らし、本来の業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿からPDF作成までが自動化されるため、手作業での転記やアプリ操作にかかる時間を短縮します。
• 人の手によるコピー＆ペーストが不要になることで、情報の転記ミスや指示の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、ChatGPT、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容を元に草案を作成します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、生成されたテキストから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションで書類を発行機能の「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、抽出したデータを用いてPDFを発行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチャネルを指定することが可能です。
• ChatGPTのオペレーションでは、生成したい文章に合わせてプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズでき、Microsoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用することもできます。
• AI機能によるテキスト抽出では、ChatGPTが生成した文章を変数として利用し、そこから抽出したい項目を自由に設定できます。
• 書類を発行機能では、任意のGoogleドキュメントをテンプレートとして設定し、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として差し込むことが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/‍
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。