.png)
・
「業務でよく使うDropboxとChatGPTのデータを連携できたらもっと便利なのに…」
「Dropboxにアップロードしたファイルを、毎回ChatGPTに貼り付けて要約するのは面倒…」
DropboxとChatGPT間での手作業によるデータ連携に、このような非効率さや手間を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルが追加された際、ChatGPTが自動で処理を実行してくれる仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されますね。入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、より創造的で重要な業務に集中する貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できる方法を使います。これまで自動化を諦めていた方でもすぐ実践できますので、ぜひこの記事を参考に作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとChatGPTを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとChatGPTのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイルの内容確認や要約といった業務を自動化できます。
情報共有のスピードアップや手作業でのミス削減により、業務全体の生産性向上に繋がりますよ。
ここでは具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Dropboxの指定フォルダに音声ファイルがアップロードされた際、その内容をChatGPTが自動で文字起こし・要約し、結果をSlackやChatworkなどのチャットツールに通知するフローです。
<span class="mark-yellow">会議の議事録作成やインタビュー内容の整理といった作業にかかる時間を短縮</span>できます。この連携はAIによるデータ抽出・加工処理を含んでおり、手動での確認や転記作業を削減します。
Yoomのフォーム機能を使って音声ファイルが送信された際、そのファイルを自動でDropboxにアップロードし、更にChatGPTが内容を要約して関係者に通知するフローです。
<span class="mark-yellow">ファイル提出から内容共有までの一連の流れを自動化</span>できます。この連携はフォーム送信という外部のアクションを起点としており、複数人からファイルを受け取るような業務の効率を向上させます。
それでは早速、実際にDropboxとChatGPTを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／ChatGPT
[Yoomとは]
今回は「Dropboxに音声ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで内容を要約し通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
DropboxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ChatGPTとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。ChatGPTのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
DiscordとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに、Dropboxの特定フォルダにテスト用の音声ファイルを格納してください。
今回は例として「音声ファイル保管用」フォルダを作成し「こちらはテスト用の音声です」と吹き込んだm4aファイルをアップロードしました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほどファイルを格納したフォルダのパスを入力してください。今回でいうと「/音声ファイル保管用」です。
最後に、トリガー対象となるファイル名のキーワードを入力しましょう。今回は「音声」というキーワードにしました。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほどのトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
ステップ3と同じく、再度フォルダのパスを入力しましょう。
ファイル名の欄にはDropboxから取得した「ファイル名」の値が予め設定されているので、そのままテストしてください。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は通常だと制限があるアプリやAIオペレーションも全て使えるので、気になる機能をぜひ試してみましょう！
※「音声データを文字起こしする」の設定方法も併せてご参照ください。
先ほどダウンロードした音声ファイルの内容をテキスト化します。
「音声文字起こし」をクリックしましょう。
ステップ3・4と同様、アクションは「最大30分の音声文字起こし（25タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。
参考：料金プランについて
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
言語とAIモデルをそれぞれ選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。AIが音声ファイルの内容をテキスト化してくれました！
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
ステップ5の文字起こし結果を、ChatGPTを使って要約します。
「テキストを生成」をクリックしてください。
これまでのステップと同様、アクションは「テキストを生成」のまま「次へ」をクリック。
メッセージ内容は予め設定されている通りで大丈夫です。
※以下のように文字起こし機能の「解析結果」の値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
あとは任意で以下の項目を設定しましょう。
ロールは「ユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割を指します。
temperatureと最大トークンはテキストボックス下部の説明通りです。
最後にモデルを候補から選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ChatGPTが文字起こし結果を要約してくれました！
これまでに取得した音声ファイル情報をDiscordで送信します。
「メッセージを送信」をクリックしてください。
アクションは「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリック。
テキストボックス下部の説明を参考にチャンネルIDを入力しましょう。
次にメッセージ内容を入力してください。
Dropbox・文字起こし・ChatGPTから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
※ユーザーIDを取得することでメンションも可能です。取得方法はこちら
設定が完了したらテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルに実際に投稿されます。
テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存してください。
Dropboxの音声ファイル情報がDiscordに届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Dropboxに音声ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで内容を要約し通知する方法でした！
今回はDropboxからChatGPTへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にChatGPTで処理した結果をDropboxに格納するようなデータ連携も可能です。
もしそういった逆方向の連携を実施したい場合、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際、添付ファイルをChatGPTが自動で要約し、その結果をテキストファイルとしてDropboxの指定フォルダに保存するフローです。
<span class="mark-yellow">日々大量に届くレポートや資料の内容を効率的に把握し、整理・保管する手間を削減</span>できます。この連携はメール受信を起点とするパターンで、情報収集と管理のプロセスを自動化するものです。
Outlookで特定のファイル付きメールを受信した際、その内容をChatGPTが要約して結果をDropboxに自動で格納するフローです。
<span class="mark-yellow">Microsoft環境をメインで利用している方でも、メールからの情報整理とファイル管理をシームレスに自動化</span>できます。
重要な添付ファイルの見落としを防ぎ、チーム内での情報共有を円滑に進めるのに役立つでしょう。
今回ご紹介したDropboxとChatGPTの連携にとどまらず、<span class="mark-yellow">さまざまなアプリケーションと組み合わせることで幅広い業務を自動化できます。</span>
ぜひ以下の自動化事例を参考に、自社のワークフローにフィットする仕組みを見つけてください。
業務書類や請求書がDropboxに追加された際、自動で作業ログや取引先管理データベースと連携する、チャットツールなどに通知するといったことが可能になります。
さらに、ファイル内容の文字認識（OCR）を使って収集したり、クラウド上で社員ごと・取引先ごとにフォルダ管理を自動化する仕組みも。
書類の締結プロセスや顧客情報の管理など、様々な場面で効率化が進みます。
送信・受信したメールやフォームの回答内容をChatGPTが自動で要約し、チャットツールやデータベースに整理したり、翻訳まで完了させるなど、情報処理を促進できます。
画像ファイルや資料のサマリー提供・顧客管理のチケット生成や業務レコードのテキスト作成、社内ポータルへの追加など、さまざまな情報連携のプラットフォームとして幅広く利用できるでしょう。
DropboxとChatGPTの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた音声ファイルの文字起こしや要約・ファイルの内容確認といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は面倒な作業から解放され、最新かつ正確な情報にもとづいた判断を下せるようになりますね。その結果、企画立案や顧客対応といった本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：音声ファイル以外も要約できますか？
A：可能です。例えば画像やPDFファイルをOCR機能でテキスト化し、そのテキストを要約するといったこともできます。詳しくは「OCRで文字を抽出」の設定方法および「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことをご参照ください。
※OCRも文字起こしと同様に、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
Q：30分を超える音声ファイルはどうすればいいですか？
A：文字起こし機能のアクションは、最大30分(25タスク)・60分(50タスク)・90分(75タスク)の3種類あります。音声の長さに合わせて選択しましょう。それぞれ消費するタスク数が異なりますのでご注意ください。
Q：ChatGPTの要約精度や形式は調整できますか？
A：プロンプトに自社ルールを記載し、それに合わせるよう指示することで可能です。ただし、想定通りに判定されるかテストで確認が取れてから実際の運用に移ってください。
.png)
.png)
.webp)
.webp)
