Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する

■概要

Gmailで受信する大量の添付ファイル、その内容を確認し要約してDropboxへ保存する一連の作業は、手間がかかる定型業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、ChatGPTが内容を自動で要約し、その結果を指定のDropboxフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化します。ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報整理やファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した報告書などを都度確認し、手作業でDropboxへ保存している方
• ChatGPTとDropboxを連携させ、情報収集やファイル管理のプロセスを自動化したい方
• 定型的なファイル整理業務に時間を費やしており、コア業務へのリソースを確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からChatGPTによる要約、Dropboxへの格納までが自動処理され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手動での情報転記やファイル保存作業がなくなるため、内容の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、ChatGPT、DropboxをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を設定し、メールに添付されたファイルを取得します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分けます。
4. 添付ファイルが画像やPDFの場合、OCR機能のアクションでファイルからテキスト情報を抽出します。
5. ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のプロンプトで要約します。
6. 書類発行機能を使い、任意のGoogle スプレッドシートの雛形に要約結果を出力します。
7. 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、生成されたファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
• 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式といった、前段のステップで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
• OCR機能を使用する場合、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
• ChatGPTへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、メール本文やOCRで抽出したテキストを変数としてプロンプト内に組み込めます。
• 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として設定し、要約結果などの情報を好きな箇所に出力できます。
• Dropboxへファイルをアップロードする際に、ファイル名や保存先のフォルダを固定値だけでなく、前段のステップで取得した情報を変数として設定可能です。

■注意事項

• Gmail、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  ‍https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。