Outlookでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する

■概要

Outlookで受け取った添付ファイルを都度開き、内容を確認して要約を作成し、Dropboxに保存するといった手作業に時間を取られていませんか。このワークフローは、Outlookでのファイル受信をトリガーとして、ChatGPTが自動で内容を要約し、その結果をDropboxへ格納する一連の業務を自動化します。ChatGPTとDropboxを連携させることで、日々の情報整理やファイル管理の手間を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する報告書や議事録などの確認、整理に時間を要している方
• ChatGPTとDropboxの連携を通じて、ファイル管理業務を自動化したいと考えている方
• 手作業によるファイルの要約や転記作業をなくし、業務の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からDropboxへの保存までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの保存漏れや、要約内容のブレといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、ChatGPT、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無などに応じた後続処理の条件を設定します。
4. 後続のオペレーションで、Outlookの添付ファイル情報を取得し、ファイルをダウンロードします。
5. OCR機能で、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります。
6. ChatGPTのオペレーションで、抽出したテキストを要約するよう指示します。
7. 書類発行機能で、ChatGPTが生成した要約を指定のフォーマット（Google スプレッドシートなど）に出力します。
8. 最後にDropboxのオペレーションで、生成されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動条件としたいメールのフォルダや件名に含まれるキーワードを任意で設定できます。
• 分岐機能では、前段で取得したメールの情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルからテキストを抽出したい項目を任意で指定できます。
• ChatGPTのアクションでは、テキストを生成するためのプロンプトを自由に編集でき、前段のOCR機能で取得した情報などを変数として利用できます。
• 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として設定し、ChatGPTが生成した要約などを指定のセルに出力することが可能です。
• Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Outlook、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。