■概要

Google Driveで管理しているファイルを、手動でフォルダ分けしたり関係者に共有したりする作業に時間を要していませんか。
このような手作業は、ファイルの移動忘れや共有漏れといったミスの原因になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動で指定フォルダへファイルを格納しMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。
これにより、ファイル管理業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでのファイル管理を手作業で行っており、手間を感じている方
• Google Driveを利用した業務の自動化に関心がある情報システム担当者の方
• Microsoft Teamsでのファイル共有や通知の漏れをなくしたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロード後のフォルダ移動や通知作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務にあてることができます
• 人の手による作業をなくすことで、ファイルの移動忘れや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、トリガーで検知したファイルを指定のフォルダへ移動させます
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、ファイルが移動された旨を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを監視したいフォルダを任意で指定してください
• ファイルの移動先となるGoogle Driveのフォルダも、任意のフォルダIDを指定して設定できます
• Microsoft Teamsで送信するメッセージは、通知先のチャネルを自由に設定できるだけでなく、本文にファイル名といった前段の情報を埋め込むことも可能です

■注意事項

• Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。