Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方
• PDF内のテキストデータの抽出と管理を自動化したいと考えている方
• 定型的なデータ入力業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFがアップロードされるとOCRが自動で読み取り転記するため、手作業での入力時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、PDFが格納されるフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFである場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを指定します。
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガーでは、ファイルの更新をチェックする起動間隔を任意で設定できます。
• 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれているかなどの条件を自由に設定し、処理対象のファイルを絞り込めます。
• Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット情報から指定します。
• OCR機能では、抽出したい項目や使用するAIモデル、読み取り言語を任意で設定できます。
• Google スプレッドシートへのレコード追加では、出力先のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を指定し、どのセルにどのOCRデータを入力するかを自由に設定できます。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。