Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Gmailで通知する

‍■概要

Google Driveにアップロードしたファイルの共有設定を手動で行い、関係者にメールで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、Google DriveのAPI連携などを検討していても、専門知識が必要で着手できないこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、特定のフォルダにファイルが追加されるだけで、共有権限の変更からGmailでの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveのファイル共有設定を手作業で行い、効率化したいと考えている方
• API連携でGoogle Driveの定型業務を自動化したいチームリーダーの方
• Gmailでの共有通知メールの送信忘れや、宛先間違いを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納をトリガーに、権限変更やGmailでの通知が自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による権限設定の間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なファイル共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダをIDで任意に指定してください。
• Google Driveの権限変更オペレーションでは、変更する権限内容などを固定値で設定したり、前のステップで取得した情報を変数として活用したりすることが可能です。
• Gmailのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を任意の内容に設定できます。本文には、前のステップで取得したファイル名やURLといった変数を含めることも可能です。

■注意事項

• Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。