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「クラウドサインで契約締結したのはいいけど、その後の書類内容の確認やシステムへの入力が毎回大変…」
「手作業でのデータ転記だと、どうしてもミスが起こりがちで困っている…」
このように、契約締結後の煩雑な事務処理や、それに伴うヒューマンエラーにお悩みではありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">クラウドサインで締結された書類の内容をAI OCRが自動で読み取り、必要な情報をGoogle スプレッドシートに記録したり、関係者にメールやチャットで通知したりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を創出することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能で、導入の手間や時間もほとんどかからないので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をよりスマートに、より効率的に進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">クラウドサインの締結済み書類からAI OCRで情報を読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
クラウドサインで締結された書類の情報をAI OCRで読み取り、様々な業務アプリケーションに連携させることで、契約管理業務を大幅に効率化する自動化テンプレートをご紹介します。
これらのテンプレートを活用すれば、手作業によるデータ入力の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら、迅速かつ正確な情報共有を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">クラウドサインで締結が完了した書類の内容をAI OCRが自動で読み取り、その中から契約名、契約日、金額といった重要情報を抽出して、Google スプレッドシートなどのデータベースサービスに自動で記録する</span>ことが可能です。
契約情報の一元管理や更新作業の負担を大幅に軽減し、常に最新の状態で情報を把握できるようになります。
<span class="mark-yellow">クラウドサインで締結された書類の情報をAI OCRで解析し、必要な情報をGmailなどのメールツールを通じて関係部署や担当者に自動で通知する</span>ことが可能です。
契約締結後の情報共有の遅延を防ぎ、関連業務への迅速な取り掛かりをサポートします。
<span class="mark-yellow">クラウドサインでの書類締結後、AI OCRが契約情報を読み取り、その概要や重要項目をSlackなどのチャットツールへスピーディーにに自動通知する</span>設定も可能です。
チーム内での情報共有をスムーズにし、確認漏れや対応遅れのリスクを低減させます。
それではここから代表的な例として、クラウドサインで書類の締結が完了したら、AI OCRで契約書の内容を読み取り、指定した情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、クラウドサインとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するクラウドサインで、テスト用の書類締結をしておきましょう！
※後続のクラウドサインのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
Google スプレッドシートで、締結書類の情報を記録するシートを作成しておきましょう。
※下図のようなシートを作成しました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「クラウドサイン」と入力し、検索結果からクラウドサインのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
3.続いてGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle スプレッドシートを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
5.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにクラウドサインとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】クラウドサインで書類の締結をしたら、AI OCRで内容を読み取りGoogle スプレッドシートに記録する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「書類の締結が完了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「書類の添付ファイルを取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルの取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.続いて、AI技術を使って、画像・PDFから文字を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから取得した値を選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Google スプレッドシートにデータを追加するため、Google スプレッドシートに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
「使用するAI」は、読み取りに使用するAIを選択します。推奨されている「Claude_v2」がおすすめです！
「言語」は、読み取る書類の言語を選択しましょう。
今回は、以下画像のように入力・選択しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしましょう。
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、「データベースの連携」を設定していきます。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」は、事前に作成したシートを選択しましょう。
入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※各項目は、事前に作成したシート内の項目名が表示されます。
各項目は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle スプレッドシートにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回ご紹介した締結書類の管理以外でも、クラウドサインのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
クラウドサインで締結された契約書の情報をAI OCRで自動的に読み取り、そのデータをGoogle スプレッドシートなどの業務システムへ連携させることで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間と手間を要していた契約情報の転記作業や確認作業から解放され、入力ミスといったヒューマンエラーも根本からなくすことができます。</span>
これにより、法務部門や営業部門の担当者は、煩雑な事務処理に追われることなく、契約内容の精査や顧客とのコミュニケーションといった、より付加価値の高いコア業務に専念できる環が整うはずです！
今回ご紹介したような、クラウドサインとAI OCR、そして様々なSaaSアプリケーションを連携させる業務自動化は、プログラミング知識が一切不要なノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、誰でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の定型業務の自動化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の可能性を実際に体験してみてください！
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