クラウドサインで書類の締結が完了したら、Gmailで通知する

■概要

クラウドサインで重要な書類の締結が完了した際、関係者への通知を手作業で行うことに手間を感じたり、通知漏れを心配されたりすることはないでしょうか？このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結完了をトリガーとして、Gmail経由で指定した宛先に自動で通知メールを送信でき、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインとGmailを日常的に利用し、契約締結後の通知業務を効率化したい方
• 手作業による通知の遅れや漏れを防ぎ、迅速な情報共有を実現したいと考えている方
• 契約関連業務の自動化を進め、コア業務へ集中できる時間を確保したい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインでの書類締結が完了すると、Gmailで自動的に通知メールが送信されるため、手作業での通知作成や送信にかかる時間を削減できます。
• 手動での通知作業が不要になることで、宛先間違いや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、書類締結完了の通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文の内容を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。例えば、件名に締結された書類名や取引先名を含めたり、本文に関係者への確認事項を記載したりすることが可能です。

■注意事項

• クラウドサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。