クラウドサインで書類が締結されたら、Gmailで通知する

■概要

クラウドサインで書類が締結されたものの、その後の通知を手作業で行っているため、確認漏れや対応遅れが発生していませんか？また、関係者への連絡に手間と時間がかかり本来の業務に集中できないこともあるかもしれません。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーにGmail経由で指定した宛先に自動で通知できるようになり、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインでの契約締結後の通知業務を効率化したいと考えている法務・営業担当の方
• 契約締結状況をGmailで迅速に把握し、次のアクションに繋げたいチームリーダーの方
• 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインで書類が締結されると、自動でGmailに通知が送信されるため、手作業での連絡や確認作業にかかる時間を削減できます。
• 手作業による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な契約締結情報を確実に共有することで、業務の信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインをYoomと連携します。GmailはYoomに標準搭載されているため、個別の連携作業は不要です。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が締結されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。これにより、クラウドサイン上で書類が締結されるとフローが起動します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。クラウドサインから取得した締結情報（書類名、締結日時など）を本文に含めることも可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意に設定できます。
• メールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、クラウドサインのトリガーから取得した書類名や締結日といった動的な情報（変数）を埋め込んで、状況に応じた通知内容にカスタマイズできます。
• 通知メールの送信元となるGmailアカウントも、Yoomに連携している複数のアカウントから選択可能です。

■注意事項

• クラウドサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。