■概要
クラウドサインで重要な契約の締結が完了したにも関わらず、関係者への通知が遅れてしまったり、そもそも通知を失念してしまったりするケースはないでしょうか。 特に多くの契約を扱う場合、手作業での通知は手間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインで特定条件の書類締結が完了したタイミングで、Gmailに必要な情報を自動で通知でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約締結後の通知業務を効率化したいと考えている法務・営業担当者
- Gmailを利用した関係者への情報共有を迅速かつ正確に行いたいと考えているチームリーダー
- 契約関連業務の抜け漏れを防ぎ、業務プロセスを改善したいと考えているDX推進担当者
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインで書類の締結が完了すると、自動でGmailに通知が送信されるため、手作業による情報伝達の時間を短縮することができます。
- 手動での通知作業が不要になるため、通知漏れや誤った情報共有といったヒューマンエラーの発生リスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、クラウドサインから取得した情報（例：書類タイトルなど）に基づいて、通知を行うかどうかの条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に、クラウドサインから取得した情報を含めた通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、クラウドサインで締結完了した書類の情報（例えば、タイトルに特定の文字列を含むかなど）を条件に、後続のGmailでの通知オペレーションを実行するか否かを設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクション設定では、メールの件名や本文に、クラウドサインから取得した書類タイトルや締結日といった情報を変数として挿入できます。また、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）も自由に設定可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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