Zoomミーティング後に文字起こし・要約して、Salesforceで録画URLを含む案件管理用のカスタムオブジェクトを作成する

■概要

Zoomミーティング後の録画管理、文字起こし、要約、そしてSalesforceへの情報登録は、手間がかかる作業の一つではないでしょうか？
録画データのダウンロードからSalesforceへの入力まで多くの手作業が発生し、本来の業務時間を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、文字起こしと要約、Salesforceへの案件情報登録までを自動化し、これらの課題解決を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの商談や会議が多く、Salesforceで顧客情報を管理している営業担当者の方
• ミーティング後の情報整理や共有に時間がかかり、業務効率化を目指すチームリーダーの方
• 手作業による文字起こしやデータ入力の負担を減らし、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ミーティング後の文字起こしからSalesforceへの情報登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に注力できます。
• 手作業による文字起こしの誤字脱字や、Salesforceへの入力漏れ・間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
4. 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションで録画ファイルをダウンロードします。
5. 文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルからテキストを抽出します。
6. 要約機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキストを要約します。
7. Salesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションで、ミーティング情報、録画URL、要約結果などをSalesforceに登録します。
8. 必要に応じて、Salesforceの「レコードを更新する」アクションで、作成したレコードにさらに情報を追加・更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー「ミーティングが終了したら」では、対象となるミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定してください。
• 文字起こし機能では、音声ファイルの長さに応じたアクションの選択や、読み取る音声の言語、使用するAIモデルを任意で設定してください。
• 要約機能では、入力するテキストの文字数に応じたアクションの選択や、要約対象のテキスト、出力する文字数、要約の条件、出力したい言語を任意で設定してください。
• Salesforceでカスタムオブジェクトのレコードを作成するアクションでは、対象のカスタムオブジェクトのAPI参照名、登録するレコード情報（録画URLや要約テキストを格納する項目など）、SalesforceのマイドメインURLを任意で設定してください。
• Salesforceでレコードを更新するアクションでは、更新対象のレコードを特定するための条件や、更新後のレコードの値を任意で設定してください。

■注意事項

• Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細はこちらをご参照ください。
• 文字起こし機能・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。