■概要
Webサイトのお問い合わせフォームなどからGmailに届いた通知を、手作業でSalesforceに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は単純ですが、入力ミスや対応漏れが発生しやすい課題も抱えています。このワークフローは、特定の条件に合致するメールをGmailで受信した際に、その内容を自動で解析しSalesforceへリードとして追加する処理を自動化します。このGmailとSalesforceの連携により、手作業をなくし、迅速で正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせをSalesforceに手動で登録している営業やインサイドセールス担当の方
- リード情報の転記ミスや登録漏れを防ぎ、データ入力の正確性を向上させたいと考えている方
- GmailとSalesforceを連携させて、リード獲得から管理までの一連のプロセスを効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールをもとにSalesforceへ自動でリード情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します
- 自動で処理が実行されることで、手作業による入力ミスや、メールの見落としによるリード登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、フローを起動したいメールの条件を指定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールの内容に応じた後続処理の条件を定めます
- オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文から会社名や担当者名、連絡先といったSalesforceへの登録に必要な情報を抽出します
- 最後に、Salesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を紐づけてリードとして追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、メールの件名や本文に含まれる特定の文字列の有無など、ユーザーの運用に合わせた分岐条件を任意で設定可能です
- Salesforceにレコードを追加するアクションでは、接続したい任意のマイドメインURLや、リード以外のオブジェクトを指定するためのAPI参照名を設定可能です
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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