Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Salesforceにファイル情報を追加する

■概要

Microsoft SharePointに顧客関連のファイルを保存した後、Salesforceに手作業でファイル情報を転記していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるうえ、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、Salesforceに自動でファイル情報が登録されるため、こうした手作業の手間とミスを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとSalesforceを併用し、ファイルと顧客情報を手動で紐づけている方
• ファイル管理と顧客管理の二重入力の手間を削減し、業務効率を改善したいと考えている方
• 手作業による情報登録のミスを防ぎ、正確なデータ管理を実現したいと考えているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにSalesforceへ自動で情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ精度を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のサイトやフォルダを指定してください。
• Salesforceのオペレーションでは、どのオブジェクトにレコードを追加するかを指定し、SharePointから取得したファイル名やURLなどの情報を、Salesforceの任意の項目に変数として設定できます。また、特定のテキストを固定値として入力することも可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePointとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら