メールツールで受信したファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加する
GmailやOutlookで特定の条件（例：件名に「請求書」を含む、特定の差出人からの添付ファイル付きメールなど）に合うメールを受信したら、添付ファイルを自動でOCR処理し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録します。
メールで受け取ることが多い書類の処理を自動化することで、迅速な対応とデータ入力の正確性アップが見込めます！
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請求書や領収書、アンケート用紙など、紙の書類やその画像データを扱う業務は、多くの企業で日常的に発生しますよね。
これらの情報をシステムに入力したり、別のファイルに転記したりする作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスが起こる可能性も…。
特に、たくさんの書類を処理する必要がある場合、その負担は決して小さくないかもしれません。
そんな定型業務の課題を解決する技術として注目されているのが「OCR（光学文字認識）」です！
OCRを使えば、画像データからテキスト情報を自動で抽出できます。
でも、「OCRツールを導入しても、結局その後のデータ入力や他ツールとの連携は手作業…」「プログラミングの知識がないと自動化なんて難しそう…」と感じている方もいるかもしれません。
この記事では、特別なITスキルがなくても大丈夫！
<span class="mark-yellow">画像スキャンデータ（Image Scan）とOCRをスムーズに連携させ、ちょっと面倒なデータ入力作業をサクッと自動化する具体的な方法を、わかりやすく解説します。</span>
日々のルーティンワークを効率化して、もっと大切な業務に集中するためのヒントが、きっと見つかりますよ！
「説明を読むより、まずは実際に試してみたい！」という方もいらっしゃるでしょう。
Yoomには、画像スキャンやOCRを使った業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Yoomを使えば、様々なツールとOCR機能を組み合わせて、画像やPDFファイルからのデータ抽出・転記作業を自動化できます。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、あなたの業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
Google DriveやOneDriveといったオンラインストレージに請求書や申込書などのファイルがアップロードされた際に、自動でOCR処理を実行！
抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに転記します。
ファイルが追加された後の手作業によるデータ確認や入力の手間を削減し、情報の集約と管理を効率化できるため、チームでの共有ファイル管理などにとても便利です！
GmailやOutlookで特定の条件（例：件名に「請求書」を含む、特定の差出人からの添付ファイル付きメールなど）に合うメールを受信したら、添付ファイルを自動でOCR処理し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録します。
メールで受け取ることが多い書類の処理を自動化することで、迅速な対応とデータ入力の正確性アップが見込めます！
SlackやMicrosoft Teamsの特定のチャンネルやダイレクトメッセージに画像やPDFファイルが投稿された際に、そのファイルをOCRで読み取り、抽出データをGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
チャットツール上で頻繁に書類のやり取りが発生する場合、ファイルを探したり内容を確認して転記したりする手間が省けるので、コミュニケーションとデータ管理がよりスムーズになりますよ！
ここでは、数あるテンプレートの中から「Google Driveに格納されたスキャンデータをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローを例に、具体的な設定の流れを見ていきましょう！
この自動化によって、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内の文字情報を読み取り、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でデータを蓄積できるようになります。
Yoomを使えば、コーディング不要で簡単に設定できるので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく分けて以下のプロセスで自動化フローを作成します。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Google Driveのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。これで、Google Driveのマイアプリ連携が完了です！
連携手順は Google Driveと同じです！
Google スプレッドシートのアプリを検索するとログインページが表示されるので「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomのプライバシーポリシーと利用規約を確認し「次へ」を押します。
アクセス権限付与のページが表示されるので「続行」を押すと、連携完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く必要はありません。設定を中断した場合は「マイプロジェクト」から開いて再開しましょう！）
「特定のファイル内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「特定のファイル内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」を選択
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
早めに Google スプレッドシートに追加したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
次にOCRで読み取るスキャンデータの保存先を選択します。
ちなみに、テスト用としてこのようなスキャンデータを準備しています！
「フォルダID」は候補から選択することができます。
入力欄をクリックすると、フォルダ一覧が表示されるので選んでください。
※ダウンロード可能なファイルサイズは、こちらをご確認ください。
入力が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功すると「取得した値」として、Google Driveの情報が表示されます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ファイルをダウンロードする」を選択
ダウンロードする「ファイルID」はステップ3で取得した値を活用して入力します。
【取得した値を活用する方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「特定のフォルダ内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」を表示
③「ファイルID」を選択
入力ができたら「テスト」を押して、ファイルデータが取得できたことを確認しましょう。
確認できたら「保存する」をクリックします。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
「タイトル」は必要に応じて変更し、「アクション」をクリックします。
アクションのうち「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」を選択します。
文字数に合わせて赤枠内の3種類から選ぶことができ、それぞれ消費するタスク数が異なります。
※プランごとのタスク数は料金プランをご確認ください。
「ファイルの添付方法」は「取得した値を使用」を選択し「GoogleDriveからの取得ファイル」を選びます。（これでステップ4で取得した値を使用することができます！）
次に「抽出したい項目」を入力します。
※抽出できる条件についてはこちらをご確認ください。
「使用するAI」と「言語」も選択したら「テスト」を押しましょう。
テストに成功すると、取得した値として読み取った内容が表示されるため、確認できたら「保存する」をクリックします。
「レコードを追加する」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを追加する」を選択
次にデータを入力先となるGoogle スプレッドシートの情報を入力します。
今回はこのようなシートを準備しています！
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は候補から選択可能です。
「テーブル範囲」も入力したら「次へ」を押します。
「追加するレコードの値」についてステップ5で取得したアウトプットを活用して入力しましょう。
同じ要領で他の項目も入力できたら「テスト」を押します。
テストに成功すると、実際にGoogle スプレッドシートにデータが入力されます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Google Driveに格納されたスキャンデータをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加するための連携手順になります！
Yoomでは、今回ご紹介した連携以外にもOCR機能を活用した様々な自動化テンプレートをご用意しています。あなたの業務に役立つテンプレートがきっと見つかるはずです！
この記事では、画像やスキャンデータからOCRでテキストを抽出し、面倒なデータ入力を自動化する方法について解説しました。
<span class="mark-yellow">請求書、領収書、名刺、アンケートなど、様々な書類の処理にOCRを活用することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業にかかる時間を削減し、入力ミス防止が見込めます。</span>
Yoomのようなノーコードツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、Google DriveやGmail、Slackといった普段お使いのツールとOCR機能を簡単に連携させ、業務フローの自動化を実現できます。
記事内で紹介したテンプレートを使えば、複雑な設定は不要で、すぐに自動化を始めることが可能です！
単純作業から解放されて、より創造的で付加価値の高い業務に集中するために、ぜひ画像スキャンとOCRを活用した業務自動化を検討してみませんか？
まずは無料プランから、Yoomで始める業務自動化の効果を実感してみてください。
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