■概要
OneDriveに保存した請求書や書類のデータを、手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルを追加するだけで、AI-OCRが自動で文字を読み取りGoogle スプレッドシートへデータを追加するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したスキャンデータの内容を、手作業で転記している方
- 紙の請求書や書類のデータ化に時間がかかり、課題を感じている担当者の方
- 手入力による転記ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加を起点に、OCR処理から転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件下（例：ファイルの種類など）で後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能（OCR）はYoomのチームプラン・サクセスプランでご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランは2週間の無料トライアルが可能で、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をお試しいただけます。
- OneDriveとの連携では、Microsoft 365の一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する場合があります。
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