Outlookで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する

Outlookで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Apps Script
Outlook
を自動連携できます。
No items found.

■概要

Outlookで受信した請求書や発注書などの添付ファイルを、都度手作業で開き、内容を転記していませんか?この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールをOutlookで受信するだけで、添付されたファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータを元にGoogle Apps Scriptで指定のスクリプトを実行できるため、手作業による転記作業からの解放を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookに届く請求書などのPDF内容を手作業で転記している経理担当者の方
  • 添付ファイルの情報を抽出し、Google Apps Scriptで独自の処理を実行したい方
  • 定期的なデータ処理業務の自動化で、人的ミスをなくし効率化を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • 特定のメールを受信するだけで添付ファイルの内容が自動で読み取られるため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮することができます。
  • AI-OCRによる自動データ抽出とスクリプト実行により、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Outlook、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. その後、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
  4. 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
  5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を任意のセルに追加します。
  6. 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、スプレッドシートに追加されたデータを元に処理を実行します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、起動条件となるメールの受信フォルダや、差出人、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
  • OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、また使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。

■注意事項

  • Outlook、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
Discordでメッセージが送信されたら、Google Apps Scriptでスクリプトを自動で実行する
Discordの特定チャンネルへのメッセージをトリガーにGoogle Apps Scriptを自動実行するフローです。手動起動の手間や実行忘れ、設定ミスを抑え、迅速で確実な処理につなげます。
Notionでページが作成されたら、Google Apps Scriptでスクリプトを自動で実行する
Notionのページ作成・更新をきっかけにGoogle Apps Scriptを自動実行するフローです。手動実行の手間や設定ミス、対応遅れを防ぎ業務をスムーズに進められます。
BoxでファイルがアップロードされたらOCRし、Google Apps Scriptでスクリプトを自動で実行する
Boxにアップされたファイルを自動でOCRしテキストを渡してGoogle Apps Scriptを動かすフローです。ダウンロードや手入力の手間を減らし、ヒューマンエラーや作業遅延を抑えます。
Gmailで特定のメッセージを受信したら、copyToメソッドが実装されたGoogle Apps Scriptを実行する
Gmailで特定のメールを受信した際にGoogle Apps Scriptを実行する業務ワークフローです。Google Apps Scriptで正確にコピーするため、ヒューマンエラーを防ぎます。
定期的にcopyToメソッドが実装されたGoogle Apps Scriptを実行する
Google Apps Scriptを活用した定期的なデータコピーの業務ワークフローです。定期的にGoogle Apps Scriptでコピーする操作を自動化することで、手動作業に費やす時間を削減できます。
Slackで指定のメッセージが送信されたら、copyToメソッドが実装されたGoogle Apps Scriptを実行する
Slackで指定メッセージ送信時にGoogle Apps Scriptが自動でデータをコピーする業務ワークフローです。指定メッセージで自動的にGoogle Apps Scriptが実行されるため、手動でのデータコピー作業が不要になります。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Google Apps Script
Google Apps Script
を使ったテンプレート
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Google Apps Script
YoomではGoogle Apps ScriptのAPIとノーコードで連携し、API経由で自動的にスクリプトを実行することが可能です。 例えば、毎日指定の時間にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行したり、SalesforceやNotionなどの他サービスでのイベントをトリガーにスクリプトを実行するといったことが可能です。
詳しくみる
テンプレート
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  利用開始まで
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる