フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する

■概要

フォームで受け取った請求書や申込書などのファイルを手作業で確認し、内容を転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、フォームにファイルが添付・送信されると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、そのデータをGoogle スプレッドシートに記録した上で、予め設定したGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行します。一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取るファイルの情報を手作業でデータ化し、処理している方
• OCRで抽出したデータをもとに、Google Apps Scriptの実行を自動化したい方
• 定型的なデータ入力やスクリプト実行のプロセスにおけるヒューマンエラーを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信からOCR、データ転記、スクリプト実行までの一連の操作が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業によるデータ転記の際の入力ミスや、スクリプトの実行漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「ファイル送信フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを対象にします。
4. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をスプレッドシートに追記します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語などを任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力先のスプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列の値を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google Apps Script、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。