Microsoft Teamsで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する

■概要

Microsoft Teamsで受け取る請求書や申込書などのファイル処理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ転記やスクリプト実行は、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動的にOCR機能で内容を読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行するため、定型的なファイル処理業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取ったファイルの情報を手作業で転記している方
• OCRで読み取ったデータを活用し、Google Apps Scriptでの処理を自動化したい方
• 手作業による転記ミスやスクリプトの実行漏れといった課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点に、データ抽出からスクリプト実行までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• ファイルの情報を自動で転記・処理するため、手作業による入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Microsoft Teamsに投稿されたファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータをGoogle スプレッドシートに記録します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーでは、フローボットを起動させたい対象のチャネルを任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取りたいファイルの種類に応じて、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートでは、任意のシートにデータを追加でき、各項目にどの情報を紐付けるかなどを柔軟にカスタムできます。
• Google Apps Scriptでは、前段階のアクションで取得した情報を変数として利用したり、固定値を設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。