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「履歴書の内容を一つずつ確認し、応募者情報をGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかりすぎる…」
「多数の応募者の選考状況や評価をAIで分析したいけれど、どう連携すればいいかわからない…」
このように、採用管理における手作業での情報入力やAI活用の煩雑さに困ったことはないですか？
もし、<span class="mark-yellow">応募者の履歴書情報をAIが自動で解析し、タグ付けや評価を行い、その結果を採用管理用のGoogle スプレッドシートに自動で集約・更新できれば、</span>これらの悩みから解放され、より戦略的な採用活動に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して採用業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用して採用情報をGoogle スプレッドシートで一元管理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AIと様々なツールを連携させて採用管理業務を自動化することで、応募者情報の処理や管理を大幅に効率化できます。
ここでは、具体的な自動化のパターンをいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで受け取った履歴書や応募者情報をAIが自動で解析・タグ付けし、Google スプレッドシートなどの表計算ソフトに情報を集約する</span>フローです。
応募者情報の見落としを防ぎ、迅速な対応を可能にし、採用プロセス全体をスムーズに進めることができます。
<span class="mark-yellow">Dropboxのようなストレージサービスに保存された履歴書をAIが自動で読み取り、内容を解析してMicrosoft Excelなどの表計算ソフトに情報を整理・記録する</span>ことができます。
書類管理の手間を削減し、応募者データの一元管理が叶うでしょう。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けた応募者の情報をAIが自動で分析し、スキルや経験に基づいてタグ付けを行い、Notionなどのデータベースツールに採用情報を整理・蓄積するフローです。</span>
応募者スクリーニングの効率化と情報共有の円滑化を図ることができます。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Gmailで履歴書ファイル付きのメールを受信したら、その情報をAIが自動でタグ付けし、Google スプレッドシートの採用管理シートに応募者情報を追加するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておくとスムーズです。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移して、次へ進むとYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択して進みましょう。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、選択しましょう。
Google スプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign in with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
表示された画面で、ログインするアカウントを選択してください。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックします。
「続行」をクリックしましょう。
これで、Google スプレッドシートとの連携は完了です！
マイアプリにGmailとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、連携完了です！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、タイトルとアクションを任意で設定します。
連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、トリガーの設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールの受信がトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「履歴書」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
※取得した値についての説明はこちら
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠で囲まれた「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能で、期間中はOCRが利用いただけます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
次に、PDFから情報を読み取る設定を行います！
使用するAIを任意で選択しましょう。プルダウンから選択できます。
今回はChatGPTを選択しました。
入力を終えたら、「テスト」を実行します。
すると、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されました！
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、ファイルから文字を読み取る設定が完了しました！
ここでは、先ほど読み取った情報からタグ付けをする設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
続いて、詳細設定の画面に遷移します。
AIによるタグ付けをする際に使用するプロンプト(AIに対する指示文)を設定します。テンプレートには初期設定があるので、必要に応じてカスタマイズしてください。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定しましょう。
今回は、このようなタグ付けの条件を設定してみました。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。テストが成功し、取得した値に表示されました！
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、AIを用いてタグづけをする設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
タイトルや実行アクションは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して設定しましょう。
「スプレッドシートID」や「タブ名」はボックスをクリックして表示される「候補」から選択できます。
注意点として、 Google スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。
ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンをクリックしましょう！
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:L」になります。
次の画面で、レコードを追加する設定を行います。
各欄をクリックして表示される、OCRの設定で取得したアウトプットから該当項目を選択してください。
「タグ」の項目には、先ほどテキストを生成する設定で取得したアウトプットを引用しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Google スプレッドシートの指定したファイルにデータが追加されているはずなので確認してみましょう！
下記赤枠のように、OCRの結果が反映していればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して、すべての設定は完了です。ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上で、「Googleフォームで顧客情報が送信されたら、AIでタグ付けしてGoogle スプレッドシートに追加する」フローボットの完成です！
応募情報の受付から共有まで、AIで一気通貫の管理を実現！
Googleフォーム、Google Drive、Outlookなどで受け取った履歴書をAIが自動で分析し、NotionやGoogle スプレッドシート、Microsoft Excelなどに整理・登録。さらに必要に応じてWorkplaceへ通知することも可能です。
面倒な手作業を削減し、採用業務を効率化したい方に最適なテンプレートを揃えています。
採用管理業務において、AIとGoogle スプレッドシートを連携させて自動化することで、<span class="mark-yellow">履歴書の確認や応募者情報の転記といった手作業にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぎながら、採用に関する情報をスプレッドシートにまとめて管理できるようになるため、業務効率の向上が期待できます。</span>
これにより、採用担当者は煩雑な事務作業から解放され、候補者とのコミュニケーションや選考プロセスの改善といった、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
AIを活用した採用管理の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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