Outlookで履歴書を受信したら、AIでタグづけをしてMicrosoft Excelの人材紹介シートに追加する
Outlookで履歴書を受信したら、AIでタグづけをしてMicrosoft Excelの人材紹介シートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
採用活動において、Outlookで日々受信する多くの履歴書を管理し、Microsoft Excelなどの管理シートに手作業で転記する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで履歴書を含むメールを受信したことをきっかけに、AIが内容を分析して自動でタグ付けを行い、Microsoft Excelの人材紹介シートへ情報を追加する一連の流れを自動化し、採用業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する履歴書の管理や、Microsoft Excelへの転記作業に手間を感じている採用担当者の方
- 候補者情報の入力ミスや抜け漏れを防ぎ、採用プロセス全体の管理を効率化したい人事責任者の方
- AIを活用して採用業務を自動化し、より戦略的な採用活動に注力したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの履歴書受信からMicrosoft Excelへの情報登録までが自動化されるため、手作業での転記や情報整理にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による情報転記のミスや履歴書内容の読み取り間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、候補者情報を正確に管理することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした履歴書ファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、抽出したテキスト情報から候補者のスキルや経験などを分析し、適切なタグを生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、候補者情報とAIが生成したタグをシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを指定したり、「履歴書」などのキーワードを含むメールのみを対象とするように任意で設定ができます。
- OCR機能の設定では、履歴書の中から氏名や職歴、スキルなど、特定の読み取りたいテキスト項目を任意で設定することが可能です。
- AI機能の設定では、OCRで読み取った情報を基に、「候補者の経験を3つのタグで要約してください」など、生成したい内容に合わせてプロンプトを自由に設定できます。
- Microsoft Excelへの追加設定では、書き込み先のアイテムIDやシート名を指定し、氏名や連絡先、AIが生成したタグなど、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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