Dropboxで履歴書が格納されたら、AIでタグづけをしてMicrosoft Excelの採用管理シートに追加する

■概要

採用活動において、応募者から送られてくる多数の履歴書を管理し、内容を把握して採用管理シートへ転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に手作業での情報入力は、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxに履歴書ファイルが格納されると、AIが自動で内容を解析しタグ付けを行い、Microsoft Excelの採用管理シートへ情報を追加するため、これらの課題を解消し、採用業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxで履歴書を管理し、手作業での情報整理に課題を感じている採用担当者の方
• AIを活用して履歴書のタグ付けや情報抽出を自動化し、業務を効率化したい方
• Microsoft Excelで採用管理を行っており、データ入力の自動化に関心のある方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納をトリガーに、AIによるタグ付けからMicrosoft Excelへの情報追加までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記ミスやタグ付けの漏れを防ぎ、採用管理におけるヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したフォルダに新しい履歴書ファイルが追加されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した履歴書ファイルをYoom内にダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした履歴書ファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したテキスト情報をもとに、必要な情報をタグとして生成します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したタグ情報や抽出した情報を採用管理シートの適切な項目に追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、履歴書が格納される監視対象のフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能の設定では、履歴書ファイルから抽出したい項目（氏名、学歴、職歴など）を任意でカスタムできます。
• AI機能の設定では、タグを生成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタムでき、例えば「この履歴書からスキルに関するキーワードを3つ抽出して」といった具体的な指示や、前段階でOCR機能で取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むことが可能です。
• Microsoft Excelのオペレーション設定では、情報を追加したい任意のファイルとシートを指定でき、さらにシート内の各項目に対して、前段階のオペレーション（OCRやAI機能）で取得したどの情報を割り当てるか、または固定のテキストを設定するかなど、柔軟にカスタムが可能です。

■注意事項

• Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。