Googleフォームで履歴書が送付されたら、情報をAIで要約してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで応募者の履歴書を受け取る際、その後の情報整理や内容把握に手間を感じていませんか？
特に多くの応募がある場合、一人ひとりの情報を手作業で要約し、管理表に転記するのは大きな負担となり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに履歴書が添付されたファイルが送信されると、AIが自動で内容を要約し、指定のGoogle スプレッドシートへ情報を追加するため、採用プロセスにおける情報管理の効率化が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで履歴書を収集し、その後の情報処理に課題を感じている採用担当者の方
• AIを活用して履歴書の内容を効率的に把握し、選考プロセスを迅速化したい方
• 手作業によるデータ入力や転記ミスを減らし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信をトリガーに、履歴書情報のAIによる要約からGoogle スプレッドシートへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記や要約作業がなくなるため、入力ミスや解釈のブレといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答から履歴書ファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードした履歴書ファイルからテキスト情報を抽出します。
5. さらに、オペレーションで要約機能を設定し、「要約する」アクションで抽出したテキスト情報を指定の条件でAIに要約させます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された情報を指定のGoogle スプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、対象となるフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクション設定では、必要に応じて追加で抽出したい項目や使用するAIモデル、読み取る書類の言語を任意で設定してください。
• 要約機能のアクション設定では、要約する文字数に応じたアクションの選択、要約対象とするテキスト、目標文字数、要約の際の具体的な条件や指示、出力したい言語を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートでレコードを追加するアクション設定では、Google スプレッドシートに追加する具体的なレコードの値を、先のステップで取得・生成した情報と紐づけて任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。