メールで受信した通帳データを読み取る
GmailやOutlookで<span class="mark-yellow">特定の条件（件名や送信元アドレスなど）に合致するメールを受信した際に、添付されている通帳の画像ファイルを自動でOCR処理し、読み取った内容をGoogle スプレッドシートに整理して記録します。</span>
メールでのファイル受け取りからデータ整理までのプロセスを効率化し、確認漏れや転記ミスを防ぎます！
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「毎月の通帳コピー、手作業でExcelに入力するのが面倒…」
「大量の取引履歴を目視で確認して転記する際に、入力ミスがないか不安…」
このように、紙や画像で受け取った通帳情報のデータ化や確認作業に、多くの時間と労力を費やしていませんか？特に、定期的な入金確認や経理処理において、この手作業は大きな負担となりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">通帳の画像データを自動でOCR（光学的文字認識）処理し、取引内容をテキストデータとして抽出して、指定のGoogle スプレッドシートに正確に記録できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、入力ミスのリスクをなくし、より重要な分析業務やコア業務に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードツールを活用することでプログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、これまで手作業にかけていた手間や時間も大きく削減できるため、ぜひこの機会に自動化を導入して、関連業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">通帳データをOCRで読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段利用している様々なツールを起点として、通帳の画像データをOCRで読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で記録する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
この自動化により、手作業によるデータ入力の手間やミスを削減し、迅速かつ正確なデータ管理を実現できるので、日々の業務効率化に繋がります。
具体的な例をいくつか紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google DriveやBoxといった<span class="mark-yellow">オンラインストレージサービスにアップロードされた通帳の画像ファイルをトリガーとしてOCR処理を実行し、抽出した取引明細などのデータをGoogle スプレッドシートに自動で追記する</span>ことが可能です！
ファイルの保管からデータ入力までを一気通貫で自動化し、経理処理や入金確認の初動の効率化が見込めます！
GmailやOutlookで<span class="mark-yellow">特定の条件（件名や送信元アドレスなど）に合致するメールを受信した際に、添付されている通帳の画像ファイルを自動でOCR処理し、読み取った内容をGoogle スプレッドシートに整理して記録します。</span>
メールでのファイル受け取りからデータ整理までのプロセスを効率化し、確認漏れや転記ミスを防ぎます！
GoogleフォームやYoomのオリジナルフォームを通じて<span class="mark-yellow">通帳画像のファイルアップロードを受け付け、そのファイルが提出されたタイミングでOCRを実行して必要な情報を抽出し、結果をGoogle スプレッドシートに自動的に追加できます。</span>
例えば経費精算の申請受付からデータ集約までをシームレスに自動化できますよ！
代表的な例として、Google Driveの特定のフォルダへ通帳の画像ファイルがアップロードされた際に、OCR機能でファイル内のテキスト情報を読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートの指定した行に自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGoogle Driveのフォルダを設定します。
まだ、レシートを保存するGoogle Driveのフォルダを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような赤枠のフォルダを作成しました。
なお、この後のテスト操作のため、フォルダに通帳の画像を保存する必要があります。テスト用に下記のような通帳の画像を準備したので、これをGoogle Driveのフォルダに保存しました。
Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Google Driveに保存した通帳の画像ファイル名が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「ファイルをダウンロードする」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
Google Driveに保存したファイルをダウンロードするための設定を行います。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されますので、こちらを活用してファイルIDを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようにダウンロードボタンが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、正しく通帳の画像ファイルがダウンロード出来ていればOKです。
最後に、「保存する」を押して次へ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【V2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されていますので、変更せずそのままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細を設定
ここでは、指定した通帳のPDF・画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
通帳の内容から、指定した文字が抽出されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
ここでは、先ほど抽出した通帳画像のデータをGoogle スプレッドシートのレコードに追加する設定を行います。
「タイトル」と「実行アクション」を任意で編集してください。
「実行アクション」は、デフォルトで「レコードを追加する」が選択されていますので、変更せずそのままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.データベースの連携
まだ、レコードの追加先であるGoogle スプレッドシートのファイルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような項目を入力したファイルを作成しました!
Google スプレッドシートのファイル準備が出来たら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、各項目を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
4.データベース操作の詳細設定
ここでは、Google スプレッドシートファイルのどの項目に、AIで抽出したデータを入力するか設定していきます。
各入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されますので、各項目に合わせて選択してください。
下記のように、それぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートのファイルにデータが反映しているはずなので確認してみましょう!
下記画像のように、指定したデータが反映していることが確認できればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次へお進みください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Yoomを使えば、通帳画像のOCR処理以外にも、様々な業務プロセスを自動化できます。
ここでは、関連性の高いテンプレートの中からいくつかピックアップしてご紹介しますので、日々の業務を効率化するヒントが見つかるかもしれません。
通帳データのOCR処理とGoogle スプレッドシートへの記録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を要していた手作業でのデータ入力や、目視による確認作業から解放され、入力ミスといったヒューマンエラーのリスクも効果的に排除できます。</span>
これにより、経理担当者やバックオフィス部門のメンバーは、煩雑な定型業務の負担から解放され、データの分析や業務プロセスの改善といった、より付加価値の高い活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードのハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的に操作するだけで、様々なアプリケーションを連携させた複雑な業務フローも簡単に構築できますよ！
もし通帳関連業務の自動化やデータ入力作業の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の効果を実際に体験してみてください！
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