Googleフォームで受け取った通帳の写しをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで収集した通帳の写しなどの画像データを、一つひとつ確認しながら手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。
目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付された通帳の写しをAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った通帳の写しなどの画像を目視で確認、転記している方
• 口座情報などの重要なデータを扱うため、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• バックオフィス業務における定型的な作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームで受け取った画像データをOCRで読み取り、自動で転記するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、口座番号の入力間違いや転記漏れなどのヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveからファイルをダウンロードする際に、トリガーで取得したGoogleフォームの回答情報からファイルIDを動的に指定してください。
• AI機能で画像から文字を読み取る際は、対象ファイルの指定に加え、抽出したい項目や読み取る言語などを任意に設定してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際は、対象のスプレッドシートやシート名を指定し、どの列にどの情報を追加するかを任意に設定してください。

■注意事項

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133