■概要
Google Driveにアップロードされた通帳の写しを、都度開いて内容を確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていないでしょうか。目視による確認と手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、AI-OCRが自動で文字情報を読み取りGoogle スプレッドシートへ記録するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存された通帳データの転記作業に、手間を感じている経理担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいバックオフィスの方
- AI-OCRを活用して、紙や画像データからの文字起こし業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに自動で文字を読み取り転記するため、手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、通帳の写しを保存する監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- AI機能で文字を読み取る際に、対象ファイルの添付方法や読み取りたい項目（日付、金額、摘要など）、言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、出力先のスプレッドシートやシートを選択し、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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