■概要
Boxにアップロードされる通帳の写しを、都度ダウンロードして内容を確認し、手作業で転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化し、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシートで入出金管理をしており、手作業での転記に課題を感じている方
- 通帳の写しなど、画像やPDFからの文字起こし業務を自動化したいと考えている経理・財務担当者の方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、データ抽出から転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたい特定のフォルダをコンテンツIDで指定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの添付方法や、抽出したい項目（例：日付、金額、取引先名など）を任意で設定できます。また、使用するAIモデルや言語の選択も可能です。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、出力先のスプレッドシートIDやタブ名、データを書き込むテーブル範囲を自由に設定できます。どの列にどのOCR抽出結果を反映させるかも指定可能です。
■注意事項
- BoxとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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