Boxに通帳の写しがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Boxにアップロードされる通帳の写しを、都度ダウンロードして内容を確認し、手作業で転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化し、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle スプレッドシートで入出金管理をしており、手作業での転記に課題を感じている方
• 通帳の写しなど、画像やPDFからの文字起こし業務を自動化したいと考えている経理・財務担当者の方
• 定型的なデータ入力業務を効率化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、データ抽出から転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたい特定のフォルダをコンテンツIDで指定してください。
• OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの添付方法や、抽出したい項目（例：日付、金額、取引先名など）を任意で設定できます。また、使用するAIモデルや言語の選択も可能です。
• Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、出力先のスプレッドシートIDやタブ名、データを書き込むテーブル範囲を自由に設定できます。どの列にどのOCR抽出結果を反映させるかも指定可能です。

■注意事項

• BoxとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。