■概要
Gmailで受信する通帳の写しや請求書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業で転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると、添付された画像ファイルをAIが自動でOCR処理し、テキスト化されたデータをGoogle スプレッドシートに追記します。面倒なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した通帳の写しなどを手作業で転記している経理担当者の方
- Google スプレッドシートでのデータ管理で、入力の手間やミスを減らしたいと考えている方
- OCRを活用した業務自動化を推進し、定型業務の効率化を目指すバックオフィス担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、OCR処理からGoogle スプレッドシートへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力がなくなるため、数値の読み間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールを受信した際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで受信したメールに添付されているファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、読み取り対象となるファイルの指定方法や、抽出したい項目（日付、金額、取引先名など）、読み取り言語を任意に設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、連携するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどのOCRデータを追加するかを自由にマッピングしてください。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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