IntercomとMicrosoft Teamsを連携して、Intercomでユーザーが返信したらMicrosoft Teamsに通知する方法

ステップ1：IntercomとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

IntercomとMicrosoft TeamsをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Intercom」と入力し、検索結果からIntercomを選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてMicrosoft Teamsをマイアプリ登録します。
Intercomの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Microsoft Teams」と入力し、検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。
次の画面で、アカウントを選択します。
※Microsoft Teamsは、Microsoftサービスです。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

次に、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

マイアプリにIntercomとMicrosoft Teamsが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるIntercomのトリガー設定と、その後のMicrosoft Teamsのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ユーザーが会話で返信したら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Intercomでユーザーが返信したらMicrosoft Teamsに通知する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.説明に従って設定を行い、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.アプリと連携する「Microsoft Teamsに通知する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
「チームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「チャネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

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「メッセージ」は、説明に従って入力し、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、IntercomとMicrosoft Teamsの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

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今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のIntercomとMicrosoft Teamsを使った自動化例

その他にもYoomにはIntercomとMicrosoft Teamsを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Intercomでユーザーが返信したらGoogle Chatに通知する
Intercomでユーザーが返信したらGoogle Chatに通知するフローです。顧客返信情報の自動通知により、手動での確認作業が不要になり業務効率の向上が期待できます。さらに、顧客返信がスピーディーに共有されることで、対応のスピードと質が向上し顧客満足度が向上するでしょう。

2.Intercomでユーザーが返信したらLINE WORKSに通知する
Intercomでユーザーが返信したらLINE WORKSに通知するフローです。顧客返信情報の自動通知により、手動での確認作業が不要になり業務効率の向上が期待できます。ユーザーが返信するたびにすぐにLINE WORKSに通知されるため、チーム内での情報共有がスピーディーに行えるでしょう。

3.本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をMicrosoft Teamsに通知する
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をMicrosoft Teamsに通知するフローです。Microsoft Teams上で直接共有・議論ができるため、チーム内の連携が強化され、コミュニケーションが円滑になるでしょう。スピーディーな対応と効率的な情報共有が可能となり、業務成果の向上も期待できます。

IntercomとMicrosoft Teamsを連携するメリットと具体例

メリット1:対応スピードの向上で顧客満足度を改善

Intercomでユーザーからの返信があると、自動的にMicrosoft Teamsに通知されることで、担当者がスピーディーに対応できるようになるでしょう。従来、サポート担当者が定期的にIntercomを確認しなければならず、返信を見落とすリスクがありました。しかし、Microsoft Teamsに通知が届くことで、タイムリーに対応を開始でき、顧客の待ち時間短縮が期待できます。例えば、技術サポートチームがMicrosoft Teamsを活用している場合、ユーザーからの質問にすぐ気づいて、必要な情報を共有しながら対応を進められます。これにより、問い合わせ対応の効率が向上し、スピーディーな問題解決が期待できます。

メリット2:チーム間の情報共有を強化し、対応の抜け漏れを防ぐ

サポートチームだけでなく、営業や開発チームともMicrosoft Teamsを通じて情報を共有することで、問い合わせ対応の抜け漏れ防止が期待できます。特に複数人で顧客対応をしている場合、誰かが対応中かどうかの確認作業が必要になりますが、Microsoft Teams通知により対応状況をすぐに把握できるため、二重対応や未対応を防げるでしょう。例えば、重要な顧客からの問い合わせがあった際、Teamsの特定のチャネルに通知を送ることで、関係者全員がすぐに状況を把握し、スピーディーな意思決定に繋がります。この仕組みを活用すれば、チーム全体の業務フローをスムーズにし、情報共有の精度を高められるでしょう。

メリット3:サポート担当者の負担軽減と業務効率化

手作業で問い合わせの確認を行う必要がなくなり、サポート担当者の負担軽減が期待できます。従来は、サポート担当者が定期的にIntercomをチェックし、新しい返信がないか手動で確認していました。しかし、Microsoft Teamsへの通知を自動化することで、手間を減らし、重要な問い合わせへの対応に集中できるようになるでしょう。例えば、サポートチームが交代制で勤務している場合、Microsoft Teamsの通知をもとに、誰が対応すべきかをスピーディーに判断できるでしょう。これにより、問い合わせ対応の優先順位を明確にし、不必要な作業を削減することで、全体の業務効率が向上するでしょう。

まとめ

今回は、IntercomとMicrosoft Teamsを連携させ、Intercomでユーザーが返信したらMicrosoft Teamsに通知する方法をご紹介しました。
この連携により、顧客対応のスピードアップやチーム間の情報共有の強化、サポート担当者の負担軽減など多くのメリットが得られるでしょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考に、IntercomとMicrosoft Teamsの連携を試して、効率的な顧客サポート体制の構築にご活用ください！