kintoneでコメントが投稿されたらGoogle Chatに自動通知する方法

kintoneはプログラミングの知識がなくても、業務に合わせたアプリケーションを自由に作れる便利なツールです。
しかし、kintoneにコメントが入るたびにGoogle Chatを自力で確認するのは時間がかかります。このような運用だと、見落としや対応の遅れが起こりやすくなります。
本記事では、kintoneとGoogle Chatを連携することで得られるメリットと、すぐに始められる自動化のやり方もわかりやすく紹介します。

kintoneとGoogle Chatを連携するメリット

メリット1: スピーディーな情報共有

Google Chatを通じて自動通知を送信することで、チームメンバー全員が新しいコメントに即時アクセスでき、情報共有のスピードを高めることが期待されます。
これにより、担当者が最新の情報を迅速に把握し、適切な対応に移れるようになります。
例えば、進捗確認や修正指示が求められる際には、通知を受け取った担当者が速やかに行動を開始し、タスクの進行が円滑に保たれる可能性があります。
特に、緊急対応が必要な場合、関係者全員に瞬時に通知が届くため、必要な処置に早急に取り組む体制が整います。
また、クライアントからの急な変更要求にも、全員が同時に情報を共有することで、役割分担を明確にした上で迅速に対応できる環境を整えることが可能です。

メリット2: チーム全体が議論に参加しやすい環境へ

kintoneとGoogle Chatを連携することで、kintone上のコメントがGoogle Chatに通知され、より多くのメンバーが参加しやすくなる環境が整います。
これにより、kintoneに書き込まれたコメントをきっかけに、Google Chat上で意見交換が自然に行われることが期待できます。
さらに、kintone内で完結する場合と比べ、Google Chatを活用することで、さまざまなメンバーが柔軟に参加しやすくなり、議論が深まる可能性があります。
また、Google Chat内で会話が続くことで、コミュニケーションが分断されにくくなり、情報共有が円滑になる場面も想定されます。
加えて、過去のやり取りも簡単に検索できるため、議論の背景を振り返りながら進めやすくなります。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

[Yoomとは]

kintoneとGoogle Chatの連携フローの作り方

今回は、【kintoneでコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知する】というフローを作成します。
このフローを使えば、kintoneにコメントが投稿されるたびにGoogle Chatへ自動で通知されるため、プロジェクトメンバーは、リアルタイムでコメントを把握できるようになります。

4ステップだけなので、簡単に設定できます。

1.kintoneとGoogle Chatをマイアプリ登録
2.kintoneでコメントが書き込まれたら起動するトリガーの設定
3.Google Chatでメッセージを送信する設定
4.テストと確認

ステップ1:kintoneとGoogle Chatのマイアプリ連携

1.Yoomのアカウントにログインします。

アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2.新規接続をクリックします。

3.赤枠からアプリ名で検索できます。今回はkintoneとGoogle Chatをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、kintoneとGoogle Chatのアイコンがマイアプリに表示されます。確認してください。

Google Chatとkintoneのマイアプリ連携について、詳細は以下のリンクを参照してください
Google Chatマイアプリ登録方法
‍kintoneマイアプリ登録方法
‍なお、Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:kintoneでコメントが書き込まれたら起動するトリガー設定

1.まず、一番上の「コメントが書き込まれたら（Webhook起動）」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「コメントが書き込まれたら（Webhook起動）」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
kintoneのWebhook設定については、以下のリンクを参照してください。
kintoneでWebhook設定を行う
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

ステップ3:Google Chatでメッセージを送信する設定

1.フローに戻ります。
次は、「メッセージを送信」のアイコンをクリックします。

2.Google Chatと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「メッセージを送信」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.スペースのリソース名とメッセージ内容を設定してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

4.これで、【kintoneでコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomのテンプレートを使うだけで、必要な設定を簡単に進められます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

kintone・Google Chatを使ったその他の自動化例

他にもkintoneやGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneのステータスが更新されたら、Google Chatに通知するフローです。
kintoneのステータス更新をすぐに知りたい人には、このフローがおすすめです。
レコードのステータスが変更されると、Google Chatへ通知が送られるため、チームメンバーは誰がどの作業を完了したかを迅速に把握できます。

2.kintoneのレコードが編集されたら、Google Chatに通知するフローです。
レコード更新時にGoogle Chatへ自動でメッセージを送ることで手動入力の手間を省けます。
さらに、メッセージにはレコード内容がそのまま引用されるため、誤入力のリスクも抑えられます。

3.kintoneにレコードが追加されたら、Google Chatに通知するフローです
このテンプレートを使うと、kintoneのレコード登録に合わせてGoogle Chatへ即座に通知が送信されます。
これにより、チーム全員が情報をスムーズに把握できます。

まとめ

kintoneとGoogle Chatを連携することで、kintoneにコメントが投稿されると自動的にGoogle Chatへ通知されるようになりました。
これにより、複数のツールを行き来する手間が省け、通知を見逃しにくくなるため、迅速な対応が可能になります。
Yoomを使えば、自動化の導入に特別なスキルや専門知識は不要です。ガイドに従って情報を入力するだけで操作できます。
普段使っているアプリと連携することで、業務の効率化が期待できます。
Yoomを活用して、日々の業務改善に役立ててください。