Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知する
Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Googleカレンダー
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け付けた面接予約情報を、手作業でGoogleカレンダーに登録し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応漏れや日時の登録ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、Googleカレンダーへの予定作成からGoogle Chatへの通知までの一連の流れを自動化し、採用業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた面接の日程調整を手作業で行っている採用担当者の方
- 採用候補者や面接官への情報共有を、より迅速かつ正確に行いたいチームリーダーの方
- Googleツールを活用して、採用に関する一連の業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があると自動でカレンダーに予約が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるカレンダーへの情報登録が不要になるため、日時の入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでは、まず「日時・日付の加算減算」を設定し、面接の終了時刻などを算出します。
- 続いて、Googleカレンダーの「予約を作成する」アクションを設定し、フォームの回答情報や算出した時刻をもとに予定を作成します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、作成された予約情報を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Googleカレンダーの予定作成では、フォームの回答で取得した候補者名や希望日時などの値を引用し、予定のタイトルや詳細欄を自由に設定できます。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや、本文の内容を任意でカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleカレンダー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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