Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Google Chatに通知する
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Google Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信する重要なメールを、一つひとつ確認して手作業でGoogle Chatに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Google Chatへ通知することが可能です。メールの確認と転記作業を効率化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く問い合わせメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- AIを活用してメールから特定の情報を自動で抽出し、業務を効率化したいと考えている方
- メールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、迅速な対応体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業での転記時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちながら迅速な共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「メール本文から情報を抽出」アクションで、メール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定で、メールを検知するフォルダを受信トレイ全体だけでなく、特定のフォルダに限定することが可能です。
- Google Chatに通知するメッセージの内容は、AIが抽出した情報の中から必要な項目だけを選んで自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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