■概要
Google Chatでの問い合わせや社内からの依頼などを、Zendeskへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定投稿をトリガーに、Zendeskのチケットが自動で作成されるため、迅速かつ正確な顧客対応や社内業務の管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chat経由の問い合わせをZendeskに手入力しており、作業を効率化したい方
- ZendeskとGoogle Chatを連携させ、迅速なチケット作成の仕組みを構築したい方
- 社内からの依頼をGoogle Chatで受け付け、Zendeskで管理している情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatの投稿からZendeskのチケットが自動で作成されるため、手作業での転記時間がなくなり、対応の初動を早めることができます。
- 手動でのチケット作成時に発生しがちな、コピー＆ペーストのミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したメッセージのみを処理対象とします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メッセージ本文からチケット作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成（リクエスターを指定）」アクションを設定し、抽出した情報をもとにチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのトリガーでは、通知を監視したいスペースを任意で設定してください。
- 分岐機能では、「#依頼」といった特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理の対象にするなど、フローが作動する条件を任意で設定できます。
- AIによるテキスト抽出では、Google Chatのメッセージ本文から「依頼者」や「依頼内容」など、チケットに登録したい情報を自由に抽出するよう設定できます。
- Zendeskでチケットを作成する際に、件名や詳細、リクエスターなどを固定値で設定したり、前のステップで取得した情報を変数として動的に設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Google Chat、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能（オペレーション）やアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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