kintoneとSalesforceを連携して、kintoneでレコードが登録されたらSalesforceに取引先を登録する方法

ステップ1:kintoneとSalesforceをマイアプリ連携

まず、kintoneとSalesforceをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面でkintoneとSalesforceを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜kintoneの場合＞

・上記画面でサブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックし、続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。

＜Salesforceの場合＞

・ログインすると、マイアプリに登録が完了します。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
※他のサービスと連携しているアカウントは使用しないようにご注意ください。

ステップ2:テンプレートをコピー

kintoneとSalesforceを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ3:トリガーとなるkintoneの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではkintoneにレコードが登録されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】kintoneでレコードが登録されたらSalesforceに取引先を登録する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー レコードが登録されたら」をクリックします。

3.kintoneと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔、サブドメイン名、アプリIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。取引先情報をすぐ反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功したら保存します。

6.「データベースを操作する レコードの詳細を取得」をクリックします。

7.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

8.取得したいレコードの条件を下記画像のように設定してテストを行います。
※右枠には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコ－ドが登録されたら」から「レコードID」を選択します。（値は二重括弧で表示されます）

9.テストが成功すると、アウトプットにkintoneから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Salesforceの設定

最後に、Salesforceに取引先を登録する設定を行います。

1.「データベースを操作する 取引先オブジェクトにレコードを登録」をクリックします。

2.Salesforceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を設定して「次へ」をクリックします。
※オブジェクトのAPI参照名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

4.追加するレコードの値を設定します。
※kintoneから取得した情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードの詳細を取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、取引先ごとに変わる内容を動的に反映できます。

5.上記の設定が完了したらテストを行います。
テストが成功するとSalesforceに取引先が追加されます。
問題がなければ保存します。

6.トリガーをONにすると、kintoneでレコードが登録されるたび、Salesforceに取引先が自動登録されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

kintoneとSalesforceを使ったその他の自動化例

他にもkintoneとSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneの見積もりデータをSalesforceに登録する

Chromeの拡張機能を利用して、ワンクリックでkintoneの見積もりデータをSalesforceに自動登録するテンプレートです。
この連携を利用することで、見積もりデータの転記作業を削減でき、業務の効率化が期待できます。

2.SalesforceにToDoオブジェクトが登録されたらkintoneにレコード登録する

SalesforceのToDoオブジェクトに登録した内容を、kintoneに自動登録するテンプレートです。
この連携を利用すれば、kintoneへの反映漏れを防止でき、データの一元管理が可能になるでしょう。

3.Salesforceの商談が登録されたらkintoneのデータベースにレコードを追加する

Salesforceの商談に登録された内容をkintoneに自動追加するテンプレートです。
この連携により、転記時の人為的ミスを減らし、データ管理の負担軽減が期待できます。

kintoneとSalesforceを連携するメリットと具体例

メリット1:手作業の削減による業務効率の向上

取引先情報を2つのツールに登録するのは大変です。
企業情報は項目が多いため、登録作業に時間がかかり、業務の効率化が難しくなります。
kintoneとSalesforceを連携し、手動の転記作業を削減すれば業務効率の向上が期待できます。
例えば、取引先が毎月増える企業の場合、登録作業だけでも年間で膨大な時間になるでしょう。
この連携を利用すれば、kintoneからSalesforceに転記する作業を削減し、空いた時間で他の業務に対応できるようになり、業務の効率化につながるでしょう。

メリット2:データの一元管理による情報の整合性向上

複数のツールで取引先を管理する場合、データの整合性が取れないことがあります。
ツール間で情報が異なれば、余計な確認や修正作業が必要となり、業務を妨げてしまいます。
kintoneとSalesforceの連携を利用すれば、データの一元管理が可能になり、情報の整合性が向上するでしょう。
例えば、忙しいメンバーの場合、Salesforceへの転記を後回しにして、そのまま忘れてしまうことがあります。
こうした情報の反映漏れは、自動化により防止できるため、ツール間で情報の整合性が維持され、余計な作業の発生も防げるでしょう。

メリット3:人為的ミスの削減によるトラブル回避

手作業のデータ入力では、ミスが起こります。
転記時に間違った情報を登録してしまうと、その後の業務でミスが発生し、取引先とトラブルになる可能性もあります。
kintoneとSalesforceを連携すれば、転記時の人為的ミスを防止でき、正確なデータをもとに業務を進められるでしょう。
例えば、kintoneの情報をコピー&ペーストしてSalesforceに登録する際、一部の項目だけ登録が漏れてしまい、請求書の内容にミスが生じることがあります。
この連携を利用すれば、転記時の人為的ミスを防ぎ、正確な取引先情報で業務を進められるでしょう。

まとめ

複数のツールに取引先情報を手動登録する場合、転記作業が必要になり時間がかかります。
さらに、手動では反映漏れや入力ミスが発生するリスクがあります。
これらの課題は、kintoneとSalesforceを連携して、取引差情報の転記を自動化することで解決が期待できます。
これにより、業務の効率化やデータの整合性向上、トラブルの回避につながるでしょう。
kintoneとSalesforceの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現でき、設定も簡単です。
専門的な知識も不要で、すぐに利用できるため、この機会にkintoneとSalesforceの連携を試してみてください。