kintoneでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成し送信する

■概要

kintoneで管理している案件のステータスが「請求書発行」に更新されても、Misocaを開いて手作業で請求書を作成・送信するのは手間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけとして、Misocaでの請求書作成からメール送信までが自動化されるため、請求業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとMisocaを併用し、請求書発行業務を手作業で行っている経理担当者の方
• 案件管理から請求までを一気通貫で効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方
• 手作業による請求情報の転記ミスや、請求漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータスが更新されると請求書が自動で作成、送信されるため、これまで手作業に費やしていた請求業務の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、請求情報の転記ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとMisocaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定することで、特定のステータスに更新されたレコード情報を取得します。
3. 続いて、オペレーションでMisocaの「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」し、「送り先情報の取得」アクションで請求先の情報を特定します。
4. 次に、Misocaの「請求書を作成」アクションで、kintoneから取得した情報を基に請求書を作成します。
5. 作成した請求書のPDFをMisocaの「請求書PDFを取得」アクションで取得し、データ変換機能でファイル名を整えます。
6. 最後に、Yoomのメール機能で、取得した請求書PDFを添付して指定の宛先に自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、メッセージの本文を任意に設定することが可能です。
• メールの件名や本文には、kintoneのレコードから取得した顧客名や請求金額といった情報を変数として差し込み、内容をカスタマイズできます。

■注意事項

• kintoneとMisocaのそれぞれとYoomを連携してください。