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プロジェクトが発足するたび、LINE WORKSで新しいグループを作成する作業に時間を取られていませんか？
メンバーの招待、グループ名の設定など、一つひとつは単純な作業でも、積み重なると意外と手間がかかり、時には招待漏れや設定ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。
もし、プロジェクト管理用のシートに情報を追加するだけで、LINE WORKSに必要なメンバーが招待されたグループが自動で作成される仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されることも可能です！
そのうえ、プロジェクトの立ち上げをよりスムーズにし、本来集中すべき企画や戦略立案といったコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動例はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはLINE WORKSのグループ作成を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートからLINE WORKSのグループを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに新しい行が追加されたら、その情報をもとにLINE WORKSのグループを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：LINE WORKS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Google スプレッドシートとLINE WORKSをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
LINE WORKSをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
Google スプレッドシートを用意する
今回ご紹介するテンプレートはGoogle スプレッドシートの情報からLINE WORKSのグループを登録します。
そのため、実際にテストを行うにはGoogle スプレッドシートにグループの情報を入力しておく必要があります。
今回は以下のように設定しました。
※グループ名、グループマスター、グループメンバー、メンバータイプは必須項目です。
また、今回グループマスター、グループメンバー、にはLINE WORKSに登録する際に作成したメールアドレスを設定しています。
また、メンバータイプにはユーザー：USER、組織：ORGUNIT、グループ：GROUPのいずれかを設定しています。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Google スプレッドシートに行が追加された際の設定
行が追加されたらをクリックします。
Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
スプレッドシートIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で用意したものを選択してください。
シートIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用しているシートを選択します。
テーブルの範囲（始まり）、テーブルの範囲（終わり）、一意の値が入った列を設定します。
用意したスプレッドシートを確認し、それぞれ入力してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：LINE WORKSにグループを登録する設定
グループを登録をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ドメインIDを設定します。
ドメインIDは以下の場所からリンク先から確認できます。
右上に表示されるアカウントからログインしてください。
コピーできたら入力してください。
グループ名を設定します。
以下のように取得した値が事前に設定されていることがありますが、項目名のみが表示されている場合は正しく設定できていません。
×をクリックして削除し、入力欄を再度クリックして、表示された取得した値の中から設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
グループマスターリストを設定します。
先ほどと同様に取得した値を活用して設定してください。
グループメンバーリストを設定します。
こちらも同様に取得した値から設定しましょう。
また、メンバーを追加したい場合は+グループメンバーリストを追加をクリックしてください。
各フラグの設定を行います。
使用したい機能にtrueを入力しましょう。
※各フラグを利用する場合は必ずグループトーク利用フラグにtrueを入力してください。
また、各フラグの設定はこのテンプレートを通して登録するグループ全てに反映されます。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して登録される全てのグループに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にグループが登録されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
LINE WORKSにグループが登録されていますのでご確認ください。
ステップ5：Google スプレッドシートのレコードを更新する設定
レコードを更新するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名はステップ3と同じものを設定します。
テーブル範囲には、ステップ3と同じアルファベットを設定します。
更にA1からデータを入力しているもしくはデータを入力する予定がある行までの範囲を設定してください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
更新したいレコードの条件を設定します。
左端の項目にはGoogle スプレッドシートに設定している項目名が表示されます。
それぞれ更新したい条件に合わせて選択してください。
今回は先ほどグループを登録したレコードに対して更新を行いたいため、以下のように設定しました。
次に、更新後のレコードの値を設定します。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
今回は登録の有無の項目を無から有に更新するため、以下のように設定しました。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にレコードが更新されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、Google スプレッドシートのレコードが更新されていますのでご確認ください。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGoogle スプレッドシートに新しい行が追加されたら、その情報をもとにLINE WORKSのグループを自動で作成するフローでした！
LINE WORKSを活用したその他の自動化例
Yoomでは、LINE WORKSを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、LINE WORKSに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
フォームからのユーザー登録、スマレジ売上、勤怠データなど多岐にわたる情報をLINE WORKSに集約し、通知を自動化します。
LINE WORKSの投稿からZoom会議作成やGoogle Driveフォルダ作成を連携。
日々の情報収集からタスク、スケジュール管理までを自動化し、情報共有の徹底とチームの対応速度を向上させます。
■概要
AsanaとLINE WORKSを連携し、Asanaでタスクが完了した際に、指定したLINE WORKSのトークルームに自動的に通知を送ります。
Asanaにログインせずに、Asanaの情報をLINE WORKSで確認することができます。
通知内容や送信先のLINE WORKSのトークルームは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、LINE WORKSそれぞれでYoomとの連携設定が必要です。
・通知内容や送信先のLINE WORKSのトークルームを任意の値に変更してご利用ください。
・Asanaでタスクが完了してから、LINE WORKSへ通知されるまで5~15分程のタイムラグがあります。
■概要
Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを使用して業務を進めている方
・月次の目標や達成状況を管理している営業担当者
・商品の入荷予定や在庫補充のスケジュールを管理している小売業者の方
2.主要なコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを使用している方
・情報共有や顧客情報のやり取りをLINE WORKSで対応している営業担当者
・チーム内で商品情報や在庫状況の共有をLINE WORKSで行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは、各メンバーの作業状況を把握しやすいのがメリットです。
しかし、Googleスプレッドシートを共同編集することでメンバーによってはタスクの見落としが発生する可能性があります。
当日に共有したいタスクを一括で通知したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
特定の時間帯に一括でタスクの共有ができるため、タスクの見落としを防ぎ、業務をスムーズに進めていくことができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
・Googleスプレッドシートのレコード取得は最大10件のため、10件以上取得する場合、「同じ処理を繰り返す」オペレーションが必要となります。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しいメンバーの参加や協力会社の担当者追加に伴うLINE WORKSへのユーザー登録を、都度手作業で行っていませんか？Googleフォームなどで受け付けた情報を手動で転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでLINE WORKSへのユーザー登録が自動で完了するため、こうした登録作業の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
LINE WORKSでの重要な連絡やタスク依頼のメッセージを見落としてしまったり、Googleカレンダーへ手動で予定を登録する際に手間を感じたりすることはありませんか。特に複数のプロジェクトやチームでLINE WORKSを活用している場合、情報の整理やスケジュール管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定のメッセージ投稿をトリガーにAIが内容を解析しGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
LINE WORKSで新しいプロジェクトの連絡を受けた後、都度Google Driveで関連フォルダを手動作成する作業に手間を感じていませんか？
この手作業は、フォルダの作成忘れや命名規則のミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、LINE WORKSに特定のメッセージが送信されたことをきっかけに、Google Driveへ自動でフォルダを作成し、ファイル管理の初動を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
LINE WORKSでのコミュニケーションを起点としたZoomミーティングの設定は、手作業で行うと手間がかかり、重要な連絡を見落とすリスクも伴うのではないでしょうか。特に定期的なミーティングの場合、毎回同じ作業を繰り返すのは非効率です。 このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定のメッセージ投稿をトリガーとして、AIが内容を解析し、Zoomで定期ミーティングを自動で作成するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
GoogleカレンダーとLINE WORKSを併用していると、双方に予定を手作業で入力するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、転記漏れや二重登録といったミスは、重要なビジネスチャンスの損失に繋がる可能性もあります。このワークフローは、毎日決まった時間にGoogleカレンダーの予定を自動で取得し、LINE WORKSのカレンダーへ登録するため、こうした課題を解消し、日々のスケジュール管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
毎日スマレジで前日売上を取得しLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.スマレジを利用して店舗運営をしている経営者や店長
・店舗のオーナーや店長として、毎日の売上データをスマレジで管理している方
・売上データを毎日確認したいが忙しくて忘れてしまうことがある方
2.LINE WORKSを利用して業務のやり取りを行っている企業
・LINE WORKSを活用して従業員と円滑なコミュニケーションを図りたい方
・売上データをメンバーに共有しメンバーとの議論や分析に活かしたい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、スマレジで取得した前日の売上データがLINE WORKSに自動通知されるため、日々の業務が効率化されます。
担当者はスマレジにアクセスして売上データを確認する手間を省くことができるため、時間を有効活用できます。
余った時間を他の業務に充てることで生産性の向上に寄与します。
また、このテンプレートにより情報の透明性が向上します。
LINE WORKS上でチームメンバーが前日のデータを確認できるため、売上金額を意識するようになり、売上の向上につながるかもしれません。
■注意事項
・スマレジとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
毎月の勤怠締め作業では、KING OF TIMEからデータを抽出し、関係者へ共有するといった業務が発生するのではないでしょうか。この定型的な作業は、手作業で行うと時間がかかるだけでなく、報告漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時に前月の勤怠データをKING OF TIMEから自動で取得し、LINE WORKSへ通知できるため、こうした手作業をなくし、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
LINE WORKSのグループ作成を自動化することで、これまでプロジェクト開始のたびに手作業で行っていたグループ作成やメンバー招待の手間を削減し、設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、コミュニケーションのセットアップが迅速に完了し、チームはすぐに本題であるプロジェクト業務に取り掛かることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のツールでも自動化できますか？
A：
はい、できます。
例えばkintoneなどを利用して、レコードが登録された際などにグループを自動作成することもできます。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：もしGoogle スプレッドシートの入力ミスがあったらどうなりますか？
A：
グループ名の項目に入力ミスがある場合はそのまま登録されますが、今回設定した登録の有無以外の項目に入力ミスがある場合はエラーとなります。
エラーが発生すると、フローボットが停止しYoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
Q：作成済みの行を更新する設定はなぜ必要ですか？
A：
更新を行うことで、Google スプレッドシートでもグループが無事に作成されたか一目で判断できるためです。
フローボットは自由に編集できるので、不要な場合は削除することも可能です。
削除したい場合は削除したいアクションの右上にある…をクリックしてください。
