Gmailの重要なメールを見逃してしまうことはありませんか？
LINE WORKSと連携すれば、特定のメールをLINE WORKSに自動通知でき、情報共有や確認漏れの防止につながります。
この記事では、LINE WORKSとGmailをノーコードで連携し、通知管理やチームコミュニケーションを効率化する方法を紹介します。
さらに、それぞれのツールの応用方法も紹介するので、ぜひ業務自動化に役立ててみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはLINE WORKSとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
メールを受信したら、LINE WORKSに通知する
試してみる
メールを受信したら、LINE WORKSに通知するフローです。
LINE WORKSとGmailを連携してできること
LINE WORKSとGmailのAPIを連携させることで、メッセージの送受信から通知管理、情報共有までを自動化し、業務の効率化を実現できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールを受信したら、LINE WORKSに通知する
メールを受信した際に、その内容をもとにLINE WORKSへ自動で通知を送信します。この連携により、重要なメールの見落としや情報共有の遅れを防ぎ、チーム全体で最新の情報を把握できるようになります。さらに、LINE WORKS上で通知を確認することで、対応の優先順位付けやフォローアップをスムーズに行うことが可能です。
メールを受信したら、LINE WORKSに通知する
試してみる
メールを受信したら、LINE WORKSに通知するフローです。
Gmailの受信内容を要約してLINE WORKSに通知する
Gmailでメールを受信した際に、その内容を自動で要約し、LINE WORKSへ通知を送信します。
この連携により、重要なメールの内容をすばやく把握でき、情報の見落としや共有の遅れを防ぐことができます。
さらに、LINE WORKS上で要約内容を確認することで、対応の優先順位付けやフォローアップを効率的に行うことが可能です。
Gmailの受信内容を要約してLINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
「Gmailの受信内容を要約してLINE WORKSに通知する」ワークフローは、情報共有の迅速化に寄与します。
要約した上で通知されるため、情報の可読性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを利用して日々の業務連絡や商談連絡の管理をしている方
・重要なメールを見逃さずに、迅速に対応を進めたいと考えている方
・LINE WORKSをコミュニケーションツールとして利用している企業
・LINE WORKSを活用して、メンバーと情報をスピーディに共有したい方
・メールのチェックに時間を割かれずに、重要な情報を素早く把握したい方
・業務の効率化を図るために、自動化フローを導入したいと考えている方
■注意事項
・GmailとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
LINE WORKSとGmailの連携フローを作ってみよう
今回は「Gmailでメールを受信したら、LINE WORKSに通知する」というフローを実際の画面を参考にご紹介します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない方は以下からアカウント発行をしてください！登録はすぐに完了できます。
Yoom会員登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／LINE WORKS
[Yoomとは]
では「Gmailを受信したら、LINE WORKSに通知する」のフローボットを作成していきましょう！
ステップ1:マイアプリ登録
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
1.LINE WORKSを連携する
以下をご参照いただき、連携をお試しください。
2.Gmailを連携する
以下をご参照いただき、連携をお試しください。
以上で今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
メールを受信したら、LINE WORKSに通知する
試してみる
メールを受信したら、LINE WORKSに通知するフローです。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3:アプリトリガーの設定
1.プロジェクトから作成
画面左に表示されているプロジェクト一覧から、フローボットを作成したいプロジェクト選びましょう。
新規作成をクリックします。
はじめから作成するを選択してください。
2.タイトル入力とトリガーを選択
タイトルは任意のもので大丈夫ですが、フローの流れを記載しておくと、後で見返した時や誰が見てもわかるのでおすすめです。
トリガー選択は「特定の条件のメールを受信した時」を選択しましょう。
3.メールトリガーの条件設定
タイトルにはフローがわかりやすいように記載しておきます。
受信用メールアドレスを作成し、入力します。
※Gmailで受信したメールをYoomのメールアドレスに転送して、メールトリガーを起動するために転送処理が必要です。
トリガー条件を追加して、条件に合うメールを受信した場合のみ、起動させることができます。
4.メールトリガーをテスト
テストして問題なければ保存しましょう。
ステップ4：LINE WORKSのアクション設定
1.オペレーションタイプの設定
まずはすぐ下にある＋ボタンを押しましょう。
オペレーション設定の画面でアプリと連携する→LINE WORKSを選択してください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは任意のタイトルでOKですが、ここでも先程同様にフローの流れがわかるように記載してます。
アクションはトークルームにメッセージを送るを選択しましょう。
3.API接続設定
ボットID、トークルームID、メッセージにそれぞれの項目に入力しましょう。
メッセージにはGmailで取得した値を埋め込みメッセージを作成しましょう。
テストして、問題なければ保存しましょう。
ステップ5：トリガーをON
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
LINE WORKSやGmailを使ったその他の自動化例
LINE WORKSやGmailのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。ここでは、数ある中から複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
LINE WORKSを使った自動化例
チャットへのメッセージ投稿をトリガーに、データベースへの内容記録、タスク・課題の自動作成、フォルダの自動作成とURL返信を行います。
また、外部システムでのコンタクト登録や記事公開をチャットツールに自動通知。
さらに、AIによるメッセージ要約とメール通知も可能です。
情報共有の効率化とタスクの抜け漏れ防止に貢献します。
Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらLINE WORKSに通知
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Zoho CRMで見込み客が作成または更新されたらLINE WORKSに通知します
LINE WORKSで特定のキーワードを含むメッセージが投稿されたら、AIで内容を要約しGmailで通知する
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■概要
LINE WORKSの特定のトークルームに投稿される長文のメッセージを確認し、その内容をGmailに転記する作業に手間を感じていませんか？
重要な情報を見逃したり、手作業での共有に時間がかかったりすることもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、LINE WORKSで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、AIが自動で内容を要約しGmailで通知する一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・LINE WORKSの重要なメッセージを、見逃さずにGmailで確実に確認したいと考えている方
・LINE WORKSに届く長文メッセージを読む時間を短縮し、要点だけを効率的に把握したい方
・手作業での情報共有による連絡漏れや遅延を防ぎ、チームの連携を強化したい担当者の方
■注意事項
・LINE WORKS、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Chatで投稿されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
Google Chatで投稿されたメッセージをLINE WORKSに通知するフローです。
LINE WORKSでメッセージが投稿されたらJira Softwareに課題を作成する
試してみる
LINE WORKSでメッセージが投稿されたらJira Softwareに課題を作成するフローです。
LINE WORKSでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する
試してみる
LINE WORKSでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらLINE WORKSに通知
試してみる
HubSpotに新規コンタクトが登録されたことを検知して、LINE WORKSの指定のトークルームに通知を行います。
LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をGoogleスプレッドシートに追加する
試してみる
LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をGoogleスプレッドシートに追加する
LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をNotionのデータベースに追加する
試してみる
LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をNotionのデータベースに追加するフローです。
LINE WORKSに投稿されたテキストを用いて、Dropboxでフォルダを作成し、作成したフォルダURLをLINE WORKSに返す
試してみる
LINE WORKSに投稿されたテキストからデータを抽出しDropboxでフォルダを作成して、作成されたフォルダURLをLINE WORKSに返すフローです。
WordPressで記事が公開されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
Wordpressで記事が公開されたら、LINE WORKSのトークルームに通知するフローです。
Gmailを使った自動化例
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知する
試してみる
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する
試してみる
■概要
・kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
・その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。
■実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/QM_-Y2rR_bw
Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する
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■概要
「Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローを利用すると、情報共有が迅速になります。
普段利用しているチャット上に自動でメール内容が転送されるため、情報の見落としを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで受信した重要なメールを迅速に対応したい方
・業務の効率化を図りたいと考えている方
・社内コミュニケーションツールとしてGoogleChatを使用している企業
・Google Chatを活用して迅速な情報共有や通知管理を行いたい方
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する
試してみる
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
試してみる
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信する
試してみる
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailで通知する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailに通知するフローです。
まとめ
実際にフローボット作成をしながら、GmailとLINE WORKSの連携方法についてお話ししてきました。
連携させることにより、面倒な確認作業や、ミス、漏れなどを減らせて本来のお仕事に集中できる環境が整います。
またYoomを活用することで、難しい知識など必要なく連携することができました。
是非この機会にGmailとLINE WORKSを連携させて業務効率をアップさせましょう！
よくあるご質問
Q：もっと複雑な条件でメールを絞り込めますか？
A：
はい、可能です。
例えば特定の件名での絞り込みなども設定できます。
もっと詳細に絞り込みたい場合は、分岐機能もおすすめです。
※有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
Q：無料プランだと、どこまで連携できますか？
A：
今回の設定は無料プランで行えます。
ただし、トリガーの起動間隔が違いますので、予めご了承の上設定をお試しください。
Q：設定したのに通知が来ない時の対処法は？
A：
その場合は連携が失敗している可能性があります。
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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