Outlookの会議依頼メールをGoogleカレンダーに自動登録する
会議情報が記載されているメールのみを抽出し、会議の予定を自動追加できるフローです。
手動で登録する作業を削減できるので、予定を登録し忘れていて、ダブルブッキングしてしまった！のようなリスクを軽減できます。
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「あれ、予定がかぶってる……！」そんな経験、ありませんか？
社内はOutlook、社外はGoogleカレンダーと、異なるカレンダーを使い分けていると、会議や予定がうまく同期されず、ダブルブッキングしてしまうこともありますよね。
でも、もしOutlookとGoogleカレンダーを自動で連携できたらどうでしょう？
会議の予定がメールで届いたら自動でGoogleカレンダーへ登録されたり、Outlookに入力した予定が自動で同期されたりすれば、スケジュール管理がもっとスムーズになるはずです。
本記事では、OutlookとGoogleカレンダーを連携し、手作業なしで予定を自動登録する方法をご紹介します。
忙しい毎日でも、スケジュール管理をもっと簡単に、もっと正確に。さっそく試してみましょう！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookとGoogleカレンダーの連携が可能です。
YoomにはあらかじめOutlookとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
OutlookとGoogleカレンダーのAPIを連携すれば、Outlookの情報をGoogleカレンダーに登録することも可能です。
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
社内外でカレンダーアプリをわけて管理している方などにおすすめします！
自動追加により、異なるカレンダーアプリの整合性を保つことができます。
会議情報が記載されているメールのみを抽出し、会議の予定を自動追加できるフローです。
手動で登録する作業を削減できるので、予定を登録し忘れていて、ダブルブッキングしてしまった！のようなリスクを軽減できます。
それでは、実際にOutlookとGoogleカレンダーを連携したフローを作成してみましょう！
Yoomを使用して、ノーコードでHubSpotとkintoneの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下記のリンクからアカウントを発行しておきましょう。
Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直感的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。
今回は「Outlookカレンダーの予定をGoogleカレンダーに連携する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
フローボットを設定する前に、各アプリをYoomと連携しましょう。
注：Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があります。
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログイン後、マイアプリをクリックし、新規接続を選択します。
アプリ一覧でOutlookを選択します。
アプリ名を検索するとすぐに見つけられます！
連携するアカウントを選択します。
パスワードを入力し、サインインをクリックしてください。
これでOutlookのマイアプリ登録が完了です！
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧でGoogleカレンダーを選択
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択しましょう。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」を選択します。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録が完了です！
次に、Yoomのサイトからテンプレートをコピーします。
フローボット作成は、テンプレートを活用する方法以外に、はじめから作成することも可能です。
ここではもっと簡単に設定するためにテンプレートを使い、設定する方法をご紹介します。
それでは下のバナーをクリックしてみましょう。
「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。
「OK」をクリックしたら、コピー完了です！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
続いて、フローボットを設定していきましょう。
コピーしたテンプレートの「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックします。
タイトルは事前に入力してありますが、変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報は、先ほど連携したアカウントが表示されています。
複数のアカウントをマイアプリ登録している場合、連携したいアカウントになっているか確認しましょう。
トリガーアクションは「カレンダーにイベントが登録されたら」を選択し、次へをクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定に進みます。
トリガー起動間隔時間を設定しましょう。
→選べる時間は、契約プランによって異なります。
トリガーの起動間隔時間とは、アプリ上でトリガーとなるアクションが行われたかを確認する時間のことです。
アクションが行われていることが確認されたら、フローボットが起動します。
選べる最短の時間を設定しておけば、最新の情報を確認できますよ。
ユーザーIDを候補から選択します。
タイムゾーンは「日本時間」に設定します。
設定後、トリガーとなるOutlookのカレンダーにイベントを追加し、テストをクリックしましょう。
Outlookの予定表情報をアウトプットとして取得できたら成功です。
ここまでできたら、保存しましょう。
次に「データを操作・変換する」をクリックしてください。
Googleカレンダーに追加する日時がJSTのため、Outlookの受信日時をUTC→JSTに変換します。
アクションを選択する画面を設定します。
タイトルは変更できます。
変換タイプは、抽出したい文字数で選択します。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
設定後、次へをクリックしましょう。
詳細を設定します。
対象のテキストには、添付画像のように開始日時と終了日時をOutlookのアウトプットから選択します。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それについて抽出されてしまうため、アウトプットから必ず選択してください。
アウトプットについてはこちら。
抽出したい項目を設定します。
ここでは「日時」を取得したいので、添付画像のように入力します。
「Tより前」とは赤枠内の時間を取得したいので、細かく設定しています。
「分まで」についても同様に13:00に続く00.00〜の部分を省きたいので、このような設定になっています。
設定後、テストをクリックし、取得したい情報がアウトプットとして取得できたら保存しましょう。
最後のステップになりました。
「予定を作成」をクリックして設定を完成させましょう！
タイトルは変更できます。
Googleカレンダーと連携するアカウント情報とアクション「予定を作成」を確認し次へをクリックします。
API接続設定では必須項目を入力していきます。
タイトルは、Outlookのトリガーで取得したアウトプットを選択します。
予定の開始日、予定の開始時間、予定の終了日、予定の終了時間には、データを操作・変換で取得したアウトプットを選択します。
設定したら、テストをクリックしましょう。
Googleカレンダーに予定が追加できたらテスト成功です。
ここまで設定できたら保存しましょう。
保存したら、「トリガーをON」をクリックして動作をチェックします！
以上でフローボットの設定が完了しました。
今回はOutlookからGoogleカレンダーへデータを連携するフローボットを作成しましたが、逆にGoogleカレンダーからOutlookへのデータ連携を実施することも可能です。
ぜひ、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
トリガーとアクションを入れ替えるだけで、今回作成手順を紹介したフローボットと同様のものが作れます。
メインのカレンダーアプリによって使い分けができますね。
スケジュールトリガーを活用すると、決まった時間にフローボットを起動させて、まとめて予定を追加できます。
定期的にカレンダーを同期させたい方はこちらをお試しください。
Googleカレンダーとの連携以外でも、OutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Outlookの予定を自動作成したり、メッセージ内容を要約し、データベースアプリに追加することが可能です。
Googleカレンダーの予定について通知したり、フォームに回答された内容をGoogleカレンダーに追加することもできます！
OutlookとGoogleカレンダーの連携を活用すれば、スケジュール管理の手間をぐっと減らすことが期待できます。
Outlookの予定をGoogleカレンダーに自動登録したり、会議依頼メールから予定を抽出して追加したりと、手作業なしでスムーズに予定を同期可能です。
「気づいたら会議がダブルブッキング……」なんてトラブルも、これで回避できそうです！
特に、社内外で異なるカレンダーを使い分けている方には、効率化の大きな一歩になるはずです。
日々の業務をもっと快適に、スケジュール管理をもっとスマートに。
今日からOutlookとGoogleカレンダーの連携を試してみませんか？
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