2025/01/30
アプリ同士の連携方法

Outlookとkintoneを連携して、Outlookで受信したアンケート結果をkintoneに格納する方法

m.takahashi
Outlookとkintoneの連携イメージ

目次

 

お客様からのアンケートを受信する手段として、メールは非常によく使われるツールの一つです。しかし、アンケートの回答の集計を、受信メールを一件一件手作業で確認するのは膨大な時間がかかります。さらに手作業を行うことで、ヒューマンエラーのリスクが高まり、集計結果の正確性が低下する恐れもあります。そこでこの記事では、Outlookとkintoneを連携してアンケート結果を自動的にkintoneに格納する方法を紹介します。この連携を活用すれば、アンケート結果を自動格納でき、データ管理の効率が飛躍的に向上することが期待できます。手入力の手間を省くことで、スムーズな情報共有が可能になるかもしれません。ぜひ、どのような方法で自動化が実現できるのか、最後までお付き合いくださいね。

こんな方におすすめ

今回の自動化を特にお勧めしたいのは、以下のような方々です!

  • Outlookとkintoneを普段から業務に活用している方
  • アンケートの結果を手作業で管理しており、業務負担を軽減したい方
  • データ入力の手間やミスを削減し、効率的に業務を進行したい方
  • アンケート結果の情報共有や検索・分析を円滑化したい方
  • メールで受信した顧客フィードバックを活用し、業務改善を図りたい方

それではここからノーコードツールYoomを使って、Outlookで受け取ったアンケート結果をkintoneに格納する方法をご説明します。

[Yoomとは]

Outlookで受信したアンケート結果をkintoneに格納する方法

Outlookの指定のフォルダにメッセージを受信したことをOutlookのAPIを利用して受け取った後、メール本文からYoomのAI機能を活用して項目ごとの回答を取得し、kintoneの提供するAPIを用いてkintoneの指定のアプリにOutlookで受信した回答結果を登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

  • Outlookとkintoneをマイアプリ登録
  • テンプレートをコピー
  • フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くkintoneのオペレーション設定
  • トリガーボタンをONにして、Outlookとkintoneの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1:Outlookとkintoneをマイアプリに登録

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Outlookをマイアプリ登録しましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から「Outlook」を選択します。
すでにOutlookにログインしている場合は、自動で連携が完了します。
※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

続いて、kintoneをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」をそれぞれ入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法はこちらをご覧ください。

Outlookとkintoneがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:Outlook「メールを受信したら」のトリガーを設定

ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にOutlookの設定を行うため、「メールを受信したら」をクリックし、下記の設定を行っていきましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→メールを受信したら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細を設定しましょう。

「トリガーの起動間隔」→選択し、設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダID」→連携したアカウントの候補から選択し、設定してください

設定が完了したら、フォルダにテストメールを送信し、Yoomで「テスト」を実行しましょう。
成功したら「保存する」をクリックして完了です。

今回のテストでは、以下のようなメールを送信しました!
項目などは任意で設定しましょう。

ステップ3:kintone「レコードを追加する」のアクションを設定

次にAI機能を使用してテキストからアンケート結果を取得しましょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
「テキストからデータを抽出する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「変換タイプ」→3500文字以内のデータからテキストを抽出

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細を設定します。

「対象のテキスト」→本文のアウトプットを指定

自動化の設定で、アウトプットを使用することが重要なポイントです!
アウトプットを使用することで、受信するメールごとに値を変動させることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

「抽出したい項目」→設定してください

先ほどテストで送信したメールと同様の項目を設定しました。
<span class="mark-yellow">アンケートで回答を得たい項目</span>を設定してくださいね。

設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

最後にkintoneにレコードの登録を行いましょう。
今回のフローには、以下のようなアプリを作成しました。
こちらもアンケートの項目に合わせて任意のものを作成しましょう。

「レコードを登録する」をクリックし、下記の設定を行いましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを追加する

連携するデータベースを指定します。

「アプリID」→候補から選択するか、アプリのURLから取得し、設定してください

画面が変わると、指定したアプリの項目が表示されます。
それぞれ項目に合わせて、「テキストからデータを抽出する」で取得したアウトプットを設定していきましょう。

回答日のアウトプットは「日付」の中の「今日」を設定しました。
回答項目になくても、日付はアウトプットで指定できるのでぜひ活用してみましょう。

すべての設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:Outlookとkintoneの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認しましょう。

設定おつかれ様でした!

さらに自動化するには

アンケートフォームを作成する

今回はOutlookで受信したアンケートという前提のテンプレートでしたが、Yoomのフォームトリガーを使用してアンケートを集計することもできます。
フォームを事前に設定し、トリガーとして使用することで、今回のフローで設定したAIのオペレーションを使用しなくても、設定した項目ごとにアウトプットの取得が可能です。
フォームを任意の項目で設定し、作成したアンケートのフォームURLを通知することで活用できます。
設定方法も簡単なので、ぜひお試しくださいね。

元々あるデータにアンケート結果を更新する

今回は受信したアンケートを新規のレコードに追加していくフローでした。
例えば、すでに取引のある企業や事前に参加者の連絡先を対象として回答を取得したい場合、元々登録されていた企業情報のレコードに受信した内容を追加することもできます。
その場合は、「レコードを追加する」のアクションを「レコードを更新する」のアクションに変更しましょう。
またkintoneのアプリの項目を編集する必要もあります。
登録されているメールアドレスをユニークキーとし、受信したアンケートとレコードを紐付けることで更新が可能ですよ!
ご自身の業務に合わせて設定してみてください。

Outlook・kintoneを使ったその他の自動化例

他にもOutlookとkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneからレコード情報を使ってOutlookでメールを送信し、その送信履歴を記録する

はじめに紹介するのは、kintoneのレコード情報を使用してメールを送信し、その履歴をレコードに追加するフローです。顧客対応履歴を確実に残せるため、チーム内での情報共有が強化されるでしょう。

2.kintoneでステータスが更新されたらOutlookカレンダーに予定を登録する

次に紹介するのは、kintoneのステータスの更新でOutlookに予定を追加するフローです。予定の追加を自動化すれば、チーム内での情報共有を円滑化するでしょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

3.kintoneにレコードが登録されたらOutlookに送信する

最後に紹介するのは、kintoneにレコード登録があったことをOutlookに通知するフローです。追加されたレコード内容を自動で送信し、情報管理の抜けや漏れを防ぐことができそうです。

Outlookとkintoneを連携するメリットと具体例

メリット1:手作業の削減による業務負担の軽減

Outlookで受け取ったアンケート結果をkintoneに自動で格納することで、手入力の手間がなくなります。例えば、これまで担当者が毎回メール内容を確認し、kintoneにデータを手動で入力していた場合、その時間と労力が大幅に削減されます。短時間で大量のアンケート結果を処理でき、業務効率の向上が期待できます。これまで手作業にかかっていた時間を省くことで、他の重要な業務に時間を割くことが可能になりそうです。さらに、効率的なデータ分析にもつながるでしょう。従来の方法では、データ管理が手作業だったため、分析を行うまでに時間がかかることがありましたが、自動化により、効率的にデータを活用し、素早く業務に活用することができるかもしれません。

メリット2:入力ミスの防止によるデータ精度向上

自動化により、ヒューマンエラーを防ぎ、データの精度を高めることが期待できます。特に、アンケート自由記述欄や数値入力の項目では、誤ったデータを登録してしまう危険性があります。この自動化を活用し、Outlookのメール内容を直接kintoneに転記することで、ヒューマンエラーを回避できるでしょう。例えば、顧客満足度調査のアンケート結果を一括する際、誤った数値が入力されると、分析結果に影響が出る可能性があります。集計するデータの精度を高めることで、正しい分析が確実になり、業務の質の向上につながることが期待できます。

メリット3:データ管理の一元化による情報共有の効率化

アンケート結果をkintoneで一元管理することで、メールのまま結果を確認する際の情報を共有のしにくさや、必要なデータを見つける手間を省きます。Outlookとkintoneを連携することで、スムーズな情報の一元管理につながるでしょう。例えば、チーム内で同じアンケートデータを必要とする場合、メールを転送したり、ファイルを共有したりする手間が省けるかもしれません。これにより、情報共有のためのメール転送やファイル共有の手間が省け、業務のスピードアップが見込めます。また、データの一元管理により過去のアンケート結果との比較や、特定の条件でのフィルタリングが可能になり、業務進行の円滑化が期待できます。

まとめ

Outlookとkintoneの連携により、アンケート結果の管理が格段に効率化されるでしょう。この自動化を業務に取り入れることで、手作業の削減、入力ミスの防止、情報共有の円滑化など、多くのメリットを享受できるかもしれません。業務効率の向上だけでなく、データの活用度も高まり、顧客満足度の向上やサービス改善も期待できます。
ぜひご自身の業務にYoomを取り入れ、どれだけ効率化できるか体験してみてくださいね。

この記事を書いた人
m.takahashi
新卒でジュエリー販売を経験し、結婚出産を経て、社会保険労務士事務所で6年ほど勤務してきました。どちらの業界でも在庫管理や顧客管理をはじめ、様々な事務仕事を経験しました。特に社労士事務所での勤務では、膨大な入力作業や事務処理で一日終わることもしばしば。Yoomを知って第一声は「なぜもっと早く出会えなかったのか・・・」でした。皆様にYoomの便利さを届けられるように、わかりやすい文章書けるよう心がけています!
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